Hallo zusammen! Habt ihr euch auch schon mal gefragt, wie man sich richtig am Telefon meldet? Wir alle kennen es: Wir gehen ran und melden uns mit unserem Namen, aber ist das wirklich die richtige Art und Weise? In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie man sich am besten am Telefon meldet und was man dabei beachten sollte.
Hallo,
am besten, du meldest dich am Telefon so:
„Guten Tag, mein Name ist [dein Name] und mit wem spreche ich?“
Auf diese Weise stellst du dich direkt vor und kannst gleichzeitig herausfinden, mit wem du es zu tun hast. So kannst du sichergehen, dass du dir den richtigen Gesprächspartner ausgesucht hast.
Ich hoffe, das hilft dir weiter!
Alles Gute,
[dein Name]
Hallo sagen: Richtiges Begrüßen beim Telefonat
Du kannst ein Telefonat auch mit einem freundlichen „Hallo“ beginnen. Wenn du weißt, mit wem du sprichst, kannst du auch seinen Namen anfügen, z.B. „Hallo Herr Müller“. Wenn du nicht weißt, mit wem du sprichst, ist es empfehlenswert, den Namen des Anrufers anzugeben und mit „Guten Tag“ oder „Guten Abend“ zu begrüßen. So stellst du sicher, dass der Gesprächspartner weiß, mit wem er spricht und erkennt deine Höflichkeit. Du kannst auch ein informelles Gespräch mit einer einfachen Begrüßung wie „Hallo, hier ist [Vorname]“ beginnen. So signalisierst du dem Gesprächspartner, dass du ein informelles Gespräch führen möchtest.
Nach der Begrüßung solltest du deinem Gesprächspartner die Möglichkeit geben, sich ebenfalls vorzustellen und sich zu erkundigen, wie du helfen kannst. Wenn du das Gefühl hast, dass es sich um ein formelles Gespräch handelt, solltest du auch ein paar Höflichkeitsfloskeln wie „Wie kann ich Ihnen helfen?“ oder „Was kann ich für Sie tun?“ einbauen.
Hallo, [Name der Firma] – Wie kann ich Ihnen helfen?
Hallo, (1) hier ist [Name der Firma]. Mein Name ist [Name], ich bin in der Abteilung [Abteilung] zuständig. (2) Wie kann ich Ihnen helfen? (3) Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!
Anrufen? Bitte nennen Sie Namen, Firma, Abteilung + Tel.
Hallo! Bitte nennen Sie langsam und deutlich Ihren Namen, ggf. auch noch den Namen Ihrer Firma und Ihrer Abteilung. Auch Ihre Telefonnummer möchten wir gerne haben – bitte sprechen Sie sie langsam aus, damit man sie sich mitschreiben kann. Falls Sie aus dem Ausland anrufen, vergessen Sie nicht, Ihre Ländervorwahl anzugeben. Dann erzählen Sie schnell, worum es geht – was Sie wollen oder was Sie vorhaben. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
So nehmen Sie Anrufe richtig entgegen: Tipps & Tricks
Du hast bestimmt schon mal einen Anruf entgegengenommen und es kann manchmal schwierig sein, den Überblick zu behalten. Aber keine Sorge, wir haben ein paar Tipps, die Dir dabei helfen, Anrufe richtig zu entgegenzunehmen. Am wichtigsten ist es, sich bewusst zu machen, dass ein nettes Lächeln Deine Stimme freundlicher klingen lässt. Wenn das Telefon klingelt, lass es zweimal läuten, bevor Du den Hörer abnimmst. Der Anrufer rechnet nicht damit, dass Du sofort rangehst. Wenn Du den Hörer abnimmst, nenne als Erstes den Namen Deiner Firma und anschließend Deinen Vor- und Nachnamen. So zeigst Du dem Anrufer, dass Du die Situation im Griff hast und professionell vorgehst. Außerdem solltest Du Dir vorher Gedanken machen, wie Du auf Fragen des Anrufers antwortest. Sei auf mögliche Fragen vorbereitet, die gestellt werden könnten. Sei zudem freundlich und höflich, das wirkt immer positiv. Wenn Du diese Tipps befolgst, wird Dir das Entgegennehmen von Anrufen leichter fallen und Deine Arbeit wird viel effizienter sein.
Verstehe die Bedeutung von „Pronto“ im Telefonieren
Du wirst häufig „Pronto“ hören, wenn du telefonisch angerufen wirst. Der Begriff stammt aus dem Italienischen und bedeutet so viel wie „bereit“. Es ist ein viel verwendetes Wort, um zu signalisieren, dass man bereit ist, zuzuhören oder zu sprechen. So weiß der Anrufer, dass du für ihn da bist.
Begrüße am Telefon: „Firma, Name, Guten Tag
Wenn Du jemanden am Telefon begrüßen möchtest, dann ist es wichtig, dass Du weder in der dritten Person („Hier ist Frau Mustermann“) noch nur mit dem Nachnamen antwortest. Besser ist es, wenn Du den vollen Namen nennst und ein „Guten Tag“ hinzufügst. Eine bewährte Formel lautet: „Firma, Name, Guten Tag“. Dieser Gruß kommt auf jeden Fall freundlich und professionell rüber. Wenn Du dann noch ein paar zusätzliche Informationen zu Deinem Anliegen hinzufügst, machst Du einen noch besseren Eindruck. Also, lass uns loslegen und den anderen am Telefon freundlich begrüßen!
Anrufe in Privathaushalten: Uhrzeit beachten
Wenn du jemanden privat zuhause anrufst, dann solltest du zu einer angemessenen Uhrzeit anrufen. Werktags kannst du in der Regel erst ab 9:30 Uhr anrufen und nicht nach 21:30 Uhr. Besonders wenn du geschäftlich in Privathaushalten anrufst, solltest du beachten, dass es schon als störend empfunden wird, wenn du an einem normalen Wochentag nach 20:00 Uhr oder samstags nach 18:00 Uhr anrufst. Versuche deswegen möglichst früh am Tag anzurufen, um die Anrufe nicht als störend zu empfinden.
Ciao sagen – Warum Abwandlungen beliebter werden
Du kannst auf Wiederhören sagen, aber auch „Ciao“ ist ebenfalls eine beliebte und gängige Art, ein Gespräch ausklingen zu lassen. Die Einsilbigkeit des Wortes „Ciao“ ermöglicht es, dass man es auch etwas abgewandelt sagen kann. Manchmal wird es auch in einem beinahe verschluckten „Iao“ ausgesprochen. In den letzten Jahren ist die Abwandlung des Wortes immer beliebter geworden und wird in vielen Situationen, in denen man sich von jemandem verabschieden möchte, verwendet.
Termin absprechen: Ruf mich an und wir klären alles Weitere
Du hast gleich einen Termin? Kein Problem, ich warte gerne. Wenn es für Dich passt, kann ich Dich morgen noch einmal anrufen und wir klären dann alles Weitere. Wenn Dir das lieber ist, kann ich auch versuchen, heute nochmal bei Dir anzurufen. Lass es mich wissen, was für Dich am besten passt.
Professionelle Telefonanschluss-Tipps für eine Praxis
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Lass Dein Telefon nicht zu lange klingeln, aber auch nicht zu kurz. Wenn es zwei- bis dreimal geklingelt hat, melde Dich langsam und deutlich mit dem Namen Deiner Praxis und Deinem eigenen Namen. Wenn Du den Namen des Anrufenden nicht verstanden hast, frage höflich nach: „Kannst Du mir bitte Deinen Namen nochmals sagen?“. Sei freundlich und professionell, damit sich der Anrufer gut aufgehoben fühlt. Wenn Du den Namen verstanden hast, stelle Dich kurz vor und sage, wie Du helfen kannst.
Max Mustermann von XYZ: Tipps für ein angenehmes Gespräch
Guten Morgen Frau / Herr, mein Name ist Max Mustermann von der Firma XYZ. Vielen Dank, dass Du meinen Anruf entgegen nimmst. Ich bin mir sicher, dass ich Dir helfen kann. Wenn Du mich lässt, werde ich Dir gerne erklären, was ich Dir anbieten kann. Bevor wir anfangen, möchte ich Dir ein paar Tipps für ein angenehmes Gespräch geben. Versuche bitte, eine angemessene Sprechgeschwindigkeit beizubehalten und klar auszusprechen. Das macht das Gespräch für beide Seiten angenehmer. Wenn Du Pausen machst, um über meinen Vorschlag nachzudenken, ist das kein Problem.
Du musst nicht rund um die Uhr erreichbar sein
Du schuldest deinem Chef keine Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit. Normalerweise musst du keine Anrufe nach Feierabend und im Urlaub annehmen. Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin, bestätigt: In der Regel sind Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet. Allerdings kann es vorkommen, dass du in Ausnahmesituationen auch nach Feierabend oder im Urlaub erreichbar sein musst. In diesem Fall muss dein Arbeitgeber dir eine angemessene Entschädigung zahlen. Außerdem hast du das Recht, zu bestimmen, auf welchem Weg er dich kontaktieren kann.
Auf Wiederhören vs Tschüss beim Telefonieren
Auf Wiederhören! Wenn du am Telefon bist, ist das eine gängige Art zu verabschieden. Du sagst es, wenn du deinen Gesprächspartner nicht sehen kannst, also nicht bei Videotelefonie. Dort sagst du dann Auf Wiedersehen. Wenn du Auf Wiederhören gesagt hast, kannst du auch Tschüss als Antwort bekommen. Sei also nicht überrascht, wenn du einmal beides hörst. Auf Wiederhören!
Zeige deinen Mitmenschen, dass du für sie da bist
Möchtest du mir davon erzählen?“
Es kann schwer sein, jemandem Mut zu machen, wenn er eine schwere Zeit durchmacht. Oft reichen aber schon ein, zwei Sätze und ein offenes Ohr, um zu zeigen, dass du mitfühlst. Wenn du jemanden unterstützen möchtest, sei es ein Freund, eine Familienangehörige oder ein Kollege, kannst du versuchen, ihm oder ihr einfühlsame Fragen zu stellen. Zum Beispiel: „Was kann ich tun, um dir zu helfen?“, „Gibt es etwas, was ich für dich tun kann?“, „Was würdest du gerne von mir hören?“. Das ist eine gute Möglichkeit, um deinen Mitmenschen zu zeigen, dass du mitfühlst und ihnen helfen möchtest. Auch kleine Gesten, wie eine Umarmung, ein Kompliment oder ein Blumenstrauß können den Menschen aufheitern und ihnen helfen, die schwere Zeit zu überstehen. Zeige deinen Mitmenschen, dass du für sie da bist und sie nicht alleine sind.
Zeige, dass du da bist: Unterstütze jemanden nach schlechten Nachrichten
Du kannst jemandem, der gerade schlechte Nachrichten erhalten hat, zeigen, dass du da bist, indem du ihm eine Nachricht schickst. Eine Möglichkeit, ihn zu unterstützen, ist es, ihm ehrlich zu sagen, dass es dir leid tut, was er gerade durchmacht. Schreibe ihm zum Beispiel: „Es tut mir so leid, dass du das gerade erlebst“. Das unterstreicht, dass er sich seine Gefühle zulassen darf und dass du für ihn da bist.
Es ist auch möglich, leise zu sein und ihn einfach nur zu unterstützen, indem du ihm eine Nachricht schreibst, in der du ihm sagst, dass du für ihn da bist, wenn er jemanden zum Reden braucht. Du kannst schreiben: „Ich bin hier, wenn du jemanden zum Reden brauchst“. Dies kann ein großer Trost sein, denn es zeigt, dass du da bist, um ihm zu helfen und für ihn da bist.
Flirten am Telefon: Fragen, Smalltalk & mehr
Flirten am Telefon kann eine tolle Sache sein, aber es kann auch ein bisschen beängstigend sein. Am besten ist es, wenn Du Dir vor dem Anruf ein paar Fragen und Gesprächsthemen überlegst, sodass Du nicht ganz sprachlos bist. Es ist wichtig, dass Du locker und entspannt bleibst, auch wenn Dir das vielleicht am Anfang schwerfällt. Wenn Du dann am Telefon bist, kannst Du zum Beispiel mit ein bisschen Smalltalk beginnen. So kannst Du schon mal ein Gefühl für die Person bekommen und herausfinden, ob ihr beide auf derselben Wellenlänge liegt. Egal wie es läuft, versuche immer, positiv und optimistisch zu bleiben. Wenn Du ein bisschen Mut hast, kannst Du auch einen Witz machen oder das Gespräch auf ein persönlicheres Level bringen. Dann lass Deine Kreativität und Deine Persönlichkeit sprechen und schau, wie es weitergeht!
Kundenbeziehungen auf Augenhöhe: Interesse zeigen & Vertrauen schaffen
Ganz wichtig, wenn du am Telefon oder persönlich mit Kunden sprichst, ist es wichtig, Interesse zu zeigen. Frag also nach, was der Kunde zu sagen hat und hör ihm aufmerksam zu. Auf diese Weise vermittelst du dem Kunden, dass du ihn und sein Anliegen ernst nimmst. Dadurch entsteht eine Beziehung auf Augenhöhe, die Vertrauen schafft. Zeige Emotionen und gib dem Kunden das Gefühl, dass du auch wirklich an ihm interessiert bist. Dies wird ihn zufriedener machen und er wird dich als seriösen Ansprechpartner schätzen.
Lost Call: Warum bekomme ich Anrufe ohne Antwort?
Hast du einen Anruf bekommen, bei dem niemand etwas sagt? Dann handelt es sich möglicherweise um einen sogenannten Lost Call. Damit beschreibt man Anrufe, bei denen du niemanden am anderen Ende der Leitung hörst. Es kann sein, dass die Person, die dich angerufen hat, einfach nur vergessen hat, aufzulegen. Oder aber sie wollte dich nur überprüfen, ob du ans Telefon gehst. Um herauszufinden, was hinter dem Lost Call steckt, kannst du versuchen, die Person zurückzurufen und sie darauf anzusprechen. Vielleicht kannst du sie ja so dazu bewegen, dir zu erklären, warum sie dich angerufen hat.
Höfliches Abnehmen des Telefons in fremder Wohnung
Statt eines Namens kannst Du daher auch einfach ein „Ja“ oder „Hallo“ ins Telefon sagen, wenn Du in einer fremden Wohnung das Telefon abnimmst. Dadurch signalisierst Du dem Anrufer, dass Du abgenommen hast und ihn hören kannst. So bist Du höflich und vermeidest gleichzeitig Verwirrung. Wenn Du ein eigenes Telefon in der Wohnung hast, kannst Du auch deinen Namen angeben, wenn Du möchtest.
Warum Figuren in Serien & Filmen Floskeln benutzen
Du hast vielleicht schon mal bemerkt, dass Figuren in Serien und Filmen selten so auflegen, wie es Menschen im wirklichen Leben tun. Aber warum ist das so? Jamin hat sich diese Frage gestellt und hat nun ein Video erstellt, in dem er versucht, das Phänomen zu erklären. Er erklärt, dass Autoren gerne Floskeln wie „Tschüss“ verwenden, die sie als „Schuhleder“ bezeichnen. „Schuhleder“ hilft dabei, eine Szene realistischer darzustellen, sagt er. Es gibt aber auch einen weiteren Grund dafür, warum Autoren oft Floskeln verwenden. Wenn eine Szene eine sehr emotionale Note hat, dann möchte der Autor sicherstellen, dass der Moment auf der Leinwand nicht zu abrupt endet. Indem er eine Floskel verwendet, kann er den Moment in einem natürlicheren Licht beenden.
Zusammenfassung
Hallo! Wenn du am Telefon richtig melden möchtest, ist es wichtig, dass du kurz und präzise bist. Versuche nicht, eine lange Rede zu halten, sondern gib einfach deinen Namen und deine Nummer an, damit der Anrufer weiß, mit wem er spricht. Beispielsweise kannst du sagen: „Hallo, hier ist [Name] von [Nummer]“. So weiß der Anrufer sofort, mit wem er es zu tun hat.
Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen und am Telefon professionell zu melden. Du vermittelst damit deinem Gesprächspartner einen guten Eindruck und schaffst ein positives Grundklima für ein angenehmes Gespräch. Also, denke daran, dass eine gute Meldung am Telefon immer wichtig ist!
