Hallo zusammen! Wie geht es euch?
Heute möchte ich euch ein paar Tipps geben, wie man sich richtig am Telefon meldet. Denn obwohl es eigentlich ganz einfach ist, gibt es hier und da ein paar Dinge, die man beachten sollte. Ich hoffe, meine Tipps helfen euch dabei, euch am Telefon professionell zu präsentieren und das Gespräch erfolgreich zu gestalten.
Hallo! Wenn du am Telefon richtig melden möchtest, dann empfehle ich dir, höflich zu sein und dich selbst vorzustellen. Beispielsweise kannst du sagen: „Hallo, mein Name ist [dein Name] und ich rufe an, um [dein Grund für den Anruf] zu besprechen.“ Dann kannst du die Person, die du anrufst, um Erlaubnis bitten, weiterzusprechen. Auf diese Weise zeigst du Respekt und deine Höflichkeit. Ich hoffe, dass dir das geholfen hat!
Tipps für ein höfliches und professionelles Telefongespräch
Du kannst ein Telefongespräch natürlich auch persönlicher gestalten. Wenn du die Person schon kennst, musst du sie nicht jedes Mal mit ihrem vollen Namen ansprechen. Mit einem einfachen “Hallo [Name]” ist es auch schon getan. Wenn du die Person noch nicht kennst, kannst du sie mit einem “Hallo, hier ist [Vorname]” ansprechen. Es ist auch immer eine gute Idee, sich nach dem Befinden zu erkundigen. So kannst du das Eis schon mal brechen. Zu Beginn des Gesprächs solltest du auch immer erwähnen, warum du anrufst. Höflichkeit ist dabei das A und O.
Ein Telefonat ist eine gute Gelegenheit, um zu netzwerken und einen guten Eindruck zu hinterlassen. Daher ist es wichtig, dass du höflich und freundlich bist und einen positiven Eindruck hinterlässt. Beende das Gespräch immer mit einem “Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen” oder “Es war nett mit Ihnen zu sprechen”. So hinterlässt du einen positiven Eindruck und dein Gegenüber weiß, dass du es zu schätzen weißt, dass sie sich die Zeit nehmen, mit dir zu sprechen. Wenn du das Gespräch beendet hast, kannst du auch eine kurze Zusammenfassung schicken, um sicherzustellen, dass ihr euch beide auf dasselbe verlassen könnt. So hast du alle wichtigen Punkte festgehalten und eine schriftliche Bestätigung des Gesprächs.
Geschäftliches Telefonat: Gruß, Einleitung und Höflichkeit
Bei einem geschäftlichen Telefonat ist es üblich, dass sich der Angerufene mit seinem vollständigen Namen und dem Namen des Unternehmens meldet. Dazu kommt noch ein freundlicher Gruß und eine kurze Einleitung. Diese Einleitung kann zum Beispiel lauten: „Guten Morgen, hier ist Rebecca Müller von der Firma XY. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Bei einem Telefonat ist es wichtig, dass man die Stimme freundlich und höflich klingen lässt. Außerdem sollte man sich an den Regeln der Höflichkeit orientieren: Ein freundliches „Bitte“ und „Danke“ gehören da ebenso dazu wie ein Antworten auf Fragen und das Zuhören des Gegenübers. Zudem sollte man nicht unterbrechen und immer einen ruhigen Ton beibehalten. Auch wenn man sich über ein Thema nicht einig ist, sollte man eine freundliche Konversation führen und nicht wütend werden. Auf diese Weise kann man ein angenehmes Telefonat für alle Beteiligten sicherstellen.
So stellst Du Dich am Telefon richtig vor
Hallo, bitte nenne ruhig und deutlich Deinen Namen, vielleicht auch mit Deiner Firma und Abteilung. Dann gib bitte langsam Deine Telefonnummer an, damit der Anrufende sie notieren kann. Wenn du aus dem Ausland anrufst, dann gib bitte auch die Ländervorwahl für Dein Land an. Zum Schluss erkläre, worum es geht, was Du möchtest oder was Du tun wirst. Es ist wichtig, dass der Empfänger des Anrufs weiß, was er von Dir erwarten kann. Sei bitte möglichst präzise und klar in Deiner Erklärung, dann wirst Du erfolgreich sein. Viel Erfolg!
3 Wege, um heutzutage zu telefonieren: Festnetz, Mobilfunk, IP-Telefonie
Heutzutage kann man auf drei verschiedenen Wegen telefonieren – vom altbewährten Festnetz über den Mobilfunk bis hin zur IP-Telefonie. Vor ein paar Jahrzehnten war das Festnetz noch das einzige Netz, über das man telefonieren konnte. Mittlerweile ist der Mobilfunk so weit verbreitet, dass er für viele Menschen die bevorzugte Wahl ist. Mit der zunehmenden Verfügbarkeit von Breitband-Zugängen kann man nun auch auf IP-Telefonie zurückgreifen. Diese Technologie ermöglicht es, weltweit über das Internet zu telefonieren. Dadurch können Telefonate günstiger und auch bequemer als früher durchgeführt werden.
Kompetent Telefonate entgegennehmen: Tipps für Anfänger
Du hast noch nicht viel Erfahrung im Telefonieren? Keine Sorge, es ist gar nicht so schwer! Damit du beim nächsten Anrufer gleich den richtigen Ton triffst, haben wir hier ein paar Tipps für dich.
Erstmal musst du natürlich den Hörer abnehmen. Es ist empfehlenswert, das Telefon zwei Mal klingeln zu lassen, bevor du den Hörer abnimmst. Der Anrufer rechnet nicht damit, dass du sofort rangehst.
Wenn du dann an den Apparat gehst, ist es wichtig, dass du zuerst den Namen deiner Firma nennst. Dann gib deinen Vornamen und deinen Nachnamen an. Dabei ist es hilfreich, wenn du ein freundliches Lächeln auf den Lippen hast. Denn das macht deine Stimme gleich viel sympathischer.
Probier es einfach aus und du wirst schnell merken, wie leicht es ist, Anrufe kompetent zu entgegennehmen.
Grußformel bei Telefonaten: Richtig grüßen & notieren
Hallo! Wenn du telefonisch mit jemandem in Kontakt trittst, ist es wichtig, die richtige Grußformel zu verwenden. Vermeide es, einfach „Hallo“ zu sagen. Stattdessen kannst du dich erst einmal vorstellen und dann „Guten Tag“ oder Ähnliches sagen. Es ist auch empfehlenswert, sich den Namen des Anrufers, sein Anliegen und die Rufnummer zu notieren. So vermeidest du, dass du später nicht mehr weißt, mit wem du telefoniert hast.
[Name] von [Firma] ruft an: Sofort zur Sache kommen
Hallo! Wie schön, dass ich Sie erreiche. Mein Name ist [Name] und ich rufe im Namen von [Firma] an. Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich würde gerne gleich zur Sache kommen und Ihnen mein Anliegen schildern.
Flirten am Telefon: Tipps für ein entspanntes Gespräch
Versuche, ganz locker und entspannt zu bleiben, auch wenn es Dir anfangs schwerfällt. Am besten kannst Du Dich selbst mit positiven Gedanken auf Dein Telefonat vorbereiten. Damit Du beim Flirten am Telefon nicht ganz sprachlos bist, kannst Du Dir vorher ein paar Fragen und Gesprächsthemen überlegen. Mit leichtem Smalltalk kannst Du dann zunächst einmal ein bisschen auftauen. Versuche, ein entspanntes Gespräch zu führen und lass Dir Zeit, neben den geplanten Themen können auch andere Dinge zur Sprache kommen. So kannst Du eine nette Konversation in Gang bringen, die hoffentlich in ein längeres Gespräch mündet.
Verbessere Deine Stimmlage: Spreche mit Ruhe und Authentizität
Achte unbedingt auf deine Stimmlage! Sie verrät viel über deine Gefühle und steuert mehr, als du denkst. Mit der richtigen Stimme kannst du dich überzeugend und authentisch präsentieren. Sprich mit Ruhe und vermeide es, zu schnell zu reden. Wenn du kurze Sätze bildest, ist es deinem Gegenüber einfacher, deinen Worten zu folgen. So kommst du zu einem positiven Ergebnis!
Auf Wiederhören – die typische Verabschiedungsformel
Auf Wiederhören! Das ist die typische Verabschiedungsformel, die wir nutzen, wenn wir uns am Telefon verabschieden. Dabei kann es sich sowohl um ein Gespräch zwischen zwei Personen handeln, als auch um ein Telefonat mit einem Kundenservice. Auf Wiederhören! ist also die passende Phrase, wenn man sich nicht persönlich voneinander verabschieden kann. Wenn du das Gespräch beendet hast, dann sag einfach „Auf Wiederhören!“ oder „Tschüss!“. So weiß dein Gesprächspartner, dass du das Gespräch nun beenden möchtest.
Ciao“: Ein netter Abschiedsgruß aus dem 16. Jahrhundert
Du kannst einen netten Abschiedsgruß auf verschiedene Arten aussprechen: „Auf Wiederhören“, „Tschüss“ oder auch „Ciao“. Das Wort „Ciao“ ist ein italienisches Wort und stammt ursprünglich aus dem 16. Jahrhundert. Es ist ein kurzes Wort, das nicht die Schwierigkeiten eines abschließenden Konsonanten enthält und viele dazu animiert es auszusprechen. Einige lieben es, es schnell und fast verschluckt „iao“ zu sagen. Es ist ein sehr schöner Weg, jemanden zum Abschied zu verabschieden.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um jemanden anzurufen?
Du solltest Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens, nicht während der Mittagszeit (12 bis 14 Uhr), nicht zwischen 14 und 16 Uhr und auch nicht nach 21 Uhr anrufen. Auch wenn es sehr verlockend ist, lohnt es sich, ein wenig Rücksicht zu nehmen und die Privatsphäre des anderen zu respektieren. Geschäftlich erreichst Du jemanden am besten zwischen 8 Uhr und 18 Uhr. Im Zweifel kannst Du aber auch vorher anrufen und eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen.
Begrüßung am Telefon: „Firma, Name, Guten Tag“!
Wenn Du jemanden am Telefon begrüßen willst, verwende am besten immer die Formel „Firma, Name, Guten Tag“. Der angerufene meldet sich dann üblicherweise mit seinem Vor- und Nachnamen. Es ist nicht üblich, sich in der dritten Person als Herr oder Frau vorzustellen, wie zum Beispiel „Hier ist Frau Mustermann…“. Wenn du das tust, könnte es zu Verwirrungen führen. Stattdessen kannst Du auch einfach ein freundliches „Guten Tag!“ hinzufügen, um deine Begrüßung zu vervollständigen. Ein freundlicher und geschickter Umgang am Telefon ist nicht nur wichtig, um eine gute erste Impression zu machen, sondern auch um dem Angerufenen zu zeigen, dass du seine Zeit schätzt.
Kreative Anrufbeantworter-Sprüche & Hintergründe für Fremde Wohnungen
Statt einem konventionellen „Hallo“ oder „Guten Tag“ kannst Du Dir auch ein wenig Kreativität erlauben und einen originellen Anrufbeantworter-Spruch wählen. Wenn Du in einer fremden Wohnung abnimmst, ist es auch eine gute Idee, Dich nicht mit Deinem eigenen Namen zu melden, sondern etwas Allgemeines wie „Hallo hier ist jemand“ zu sagen, um dem Anrufer nicht zu verwirren. Es kann auch eine gute Idee sein, dem Anrufer ein paar Hintergrundinformationen zu geben, wenn Du in einer fremden Wohnung abnimmst. Zum Beispiel kannst Du sagen, dass Du zu Besuch bist und den Namen des Gastgebers nennen. Auf diese Weise kann der Anrufer sich sicher sein, dass er die richtige Person am Telefon hat.
Richtiges Verhalten am Telefon eines Kollegen
Wenn du an das Telefon eines Kollegen gehst, dann ist es wichtig, dass du deinen Namen und den Namen des Apparates nennst. Zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz, Apparat Schmidt“. So können sich Anrufer schnell orientieren und wissen, mit wem sie es zu tun haben. Außerdem solltest du Anrufer nicht erneut weiterleiten, wenn sie schon zuvor zu dir weitergeleitet wurden. Natürlich ist es nicht immer einfach, zu entscheiden, ob du den Anruf entgegennehmen oder an deinen Kollegen weiterleiten sollst. In solchen Fällen kannst du immer noch versuchen, deinen Kollegen anzurufen und ihn um Rat zu fragen.
Chefsekretärin und Chefassistenz: Verantwortung und Organisationstalent erforderlich
Als Chefsekretärin kann eine Sekretärin mehr als nur den üblichen Sekretariatsdienst leisten. Sie ist nämlich auch für administrative Aufgaben der Führungskräfte verantwortlich. Dazu gehören beispielsweise die Organisation von Terminen, die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsposten, die Erstellung von Berichten, die Erledigung von Telefonaten und das Verfassen von Protokollen. Auch die Vertretung des Leiters oder der Leiterin kann zu den Aufgaben einer Chefsekretärin gehören.
Als Assistenz der Geschäftsführung oder Chefassistenz trägst du ebenfalls Verantwortung für die administrative Arbeit der Führungskräfte. Du übernimmst aber auch Aufgaben, die über den Sekretariatsdienst hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise die Durchführung von Recherchen, die Vorbereitung von Besprechungen, die Erstellung von Präsentationen und das Verfassen von Korrespondenzen. Auch die Entwicklung und Umsetzung von Projekten kann zu deinen Aufgaben als Chefassistenz gehören.
Eine solche Position als Chefsekretärin oder Chefassistenz erfordert ein hohes Maß an Verantwortung. Du musst ein besonderes Geschick im Umgang mit Menschen besitzen und über eine sehr gute Organisationsfähigkeit verfügen. Darüber hinaus solltest du auch über ein gutes Zeitmanagement verfügen und dich schnell in neue Aufgabenbereiche einarbeiten können.
Kundenbetreuung: Sprich langsam, deutlich und freundlich
Sprich langsam, deutlich und mit einer positiven Stimme, wenn du in der Kundenbetreuung tätig bist. Achte darauf, dass du eine freundliche, einladende Stimme hast. Versuche, die Stimme am Ende des Gesprächs leicht anzuheben, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Wichtig ist auch, dass der Anrufer deinen Namen versteht, auch wenn er ihn sich nicht gleich merken kann. Durch intonieren und Betonen kannst du dazu beitragen, dass er ihn dir zuordnen kann.
Unterstütze Betroffene bei Problembewältigung: Tipps & Maßnahmen
Du kannst dem Betroffenen auch eine konkrete Handlungsanweisung geben, wie z.B. „Können wir über Möglichkeiten sprechen, wie du mit Deiner Frustration umgehen kannst?“ Oder „Können wir gemeinsam überlegen, wie du deine Situation verbessern kannst?“. Mit solchen Fragen kannst du den Betroffenen dazu ermutigen, aktiv etwas zu unternehmen.
Es ist wichtig, dass du dem Betroffenen signalisierst, dass du ihn unterstützen möchtest. Sag ihm zum Beispiel: „Ich bin für dich da und ich würde gerne helfen“. Es kann auch sehr wertvoll sein, wenn du dem Betroffenen ein paar konkrete Maßnahmen aufzeigst, wie er mit seinen Gefühlen umgehen kann, z.B. kurze Spaziergänge, Sport oder Meditation. Außerdem kann es helfen, ein paar positive Erfahrungen zu sammeln, z.B. ein gemeinsames Abendessen oder ein Konzert besuchen. Auf diese Weise kannst du den Betroffenen bei der Bewältigung seiner Probleme unterstützen.
Warum Figuren in TV-Serien und Filmen nie richtig Telefonate beenden
Jetzt erklärt Jamin in einem Video, warum Figuren in TV-Serien und Filmen Telefongespräche nie so beenden, wie Menschen es in der echten Welt machen. Er nennt es „Schuhleder“, da Floskeln wie „Tschüss“ dazu verwendet werden, um eine Szene realistischer wirken zu lassen. Laut ihm ist es eine Art Abkürzung, die Autoren benutzen, um schnell die Aufmerksamkeit des Publikums zu erlangen. Außerdem können sie so eine emotionale Verbindung zu den Charakteren schaffen. So können sie den Zuschauern das Gefühl geben, dass sie ein Teil des Geschehens sind.
Zusammenfassung
Hallo! Wenn du am Telefon jemanden meldest, ist es wichtig, dass du höflich und professionell bist. Beginne mit einer kurzen, aber freundlichen Begrüßung. Zum Beispiel könntest du sagen: „Hallo, mein Name ist [Name] und ich rufe an, um [Grund des Anrufs] zu besprechen“. Achte darauf, dass du den Namen des Gesprächspartners erwähnst, wenn du ihn kennst, und sei bereit, alle Fragen ruhig und respektvoll zu beantworten. Falls du nicht wissen solltest, wie du dein Anliegen formulieren solltest, frage nach. Am Ende des Anrufs, verabschiede dich höflich und bedanke dich bei der Person, die du angerufen hast. So kannst du ein angenehmes Gespräch am Telefon führen. Ich hoffe, das hat dir geholfen!
Also, wenn du am Telefon bist, ist es wichtig, dass du dich richtig meldest. Du kannst nicht nur professionell und höflich klingen, sondern auch deine Zeit und die des anderen schätzen. Damit du ein gutes Ergebnis erzielst, solltest du daher immer auf die richtige Art und Weise melden.
