Hallo zusammen! Heute möchte ich euch zeigen, wie man sich bei einem Anruf in einer Firma richtig meldet. Das ist gar nicht so schwer, aber es gibt ein paar Punkte, auf die man achten sollte. Lasst uns mal sehen, was man alles beachten muss.
Hallo! Hier ist [Name der Firma], wie kann ich dir helfen?
Höflich & souverän: Tipps für erfolgreiche Telefongespräche
Du kannst ein formelles Telefongespräch am besten mit einer höflichen Begrüßung starten: „Guten Morgen, Guten Tag oder Guten Abend, hier ist/hier spricht [Dein Vor- und Nachname].“ Bei informellen Gesprächen kannst du ebenfalls höflich sein und den Gesprächspartner mit „Hallo, hier ist [Dein Vorname]“ begrüßen. Wichtig ist, dass du darauf achtest, dass du das Gespräch immer freundlich und höflich führst. So bleibst du auch in schwierigen Situationen souverän und kannst eine Lösung finden. Wenn du es schaffst, dein Gegenüber zu überzeugen, ist das Telefongespräch ein voller Erfolg.
Erfahren Sie mehr über (1) Firma im (3) Bereich
Hallo, ich bin (2) Name und arbeite in der (1) Firma. Falls Ihnen der Name vertraut vorkommt, dann liegt das daran, dass wir ein erfolgreiches Unternehmen im (3) Bereich sind. Sie können mich auch mit einem einfachen Gruß begrüßen und anschließend meinen Namen und meine Abteilung nennen. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
Rufe jemanden an: Nenne Name, Nummer und Grund
Hey! Wenn du jemanden anrufst, ist es wichtig, dass du deinen Namen, deine Telefonnummer und den Grund deines Anrufs langsam und deutlich nennst. So kann sich die Person, die du anrufst, alles notieren, was du sagst. Wenn du aus dem Ausland anrufst, vergiss nicht, die Ländervorwahl deines Landes anzugeben. Erkläre dann eindeutig, worum es geht, was du willst oder was du vorhast. So kann es nicht zu Missverständnissen kommen.
Guten Tag: Professionelle Begrüßung am Telefon
Hallo! Wenn Du beruflich am Telefon Deine Begrüßung anbieten möchtest, ist die Begrüßungsformel „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ absolut ok. Auch wenn es vielleicht ein bisschen altmodisch klingt, ist es dennoch professionell. Es hat sich aber auch schon bewährt, den eigenen Namen wie folgt zu nennen: „Mustermann, Max Mustermann“. Du kannst Dich ja an James Bond orientieren, der hat das auch schon so gemacht: „Bond – James Bond“. Mit dieser Begrüßung bist Du auf der sicheren Seite und wirkst professionell. Viel Erfolg!
Freundlich & professionell begrüßen am Telefon: Firma, Name, Guten Tag
Wenn Du jemanden am Telefon begrüßt, solltest Du unbedingt darauf achten, den Angerufenen nach seinem Namen zu fragen. Sei immer freundlich und grüße zurück. Bewährt hat sich die Formel: Firma, Name, gefolgt von einem freundlichen „Guten Tag“. Wenn Du Dich vorstellst, sag nicht nur Deinen Namen, sondern auch den Namen Deiner Firma. Vermeide es, Dich in der dritten Person zu melden. Stattdessen kannst Du Dich direkt vor Deinem Namen melden, z.B. „Hallo, hier ist Julia Müller“. So erhältst Du eine persönliche und professionelle Begrüßung.
Bereit zu Reden? Erfahre was „Pronto“ bedeutet
Du hast schon mal „Pronto“ gehört und hattest vielleicht nicht direkt eine Antwort darauf? Wenn jemand dich telefonisch anruft, dann bedeutet „Pronto“ meist, dass derjenige bereit ist, mit dir zu sprechen. Es ist ein italienisches Wort, das so viel wie „bereit“ oder „hier“ bedeutet. Wenn du also angerufen wirst, kannst du zurückrufen und „Pronto“ sagen, um zu zeigen, dass du bereit bist zu reden. Es wird oft auch verwendet, um ein Gespräch zu beenden, also kannst du es auch sagen, wenn du dein Telefonat beenden möchtest.
So gehst Du am Telefon mit Kollegen um
Falls Du an das Telefon eines Kollegen gehst, achte darauf, dass Du dies auch zum Ausdruck bringst. Sage zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz, Apparat Schmidt“. Versuche, einen Anrufer nicht erneut weiterzuleiten, wenn er bereits zu Dir durchgestellt wurde. Bitte versuche, ihm so gut wie möglich zu helfen und alle seine Fragen zu beantworten. Solltest Du nicht in der Lage sein, seine Fragen zu beantworten, kannst Du ihn an einen anderen Kollegen verweisen, der ihm besser helfen kann.
Rufen Sie freundlich & höflich an: Tipps von Max Mustermann
Guten Morgen Frau / Herr, bei Ihren Anrufen möchte ich Sie darauf hinweisen, dass Sie sich stets freundlich und höflich melden sollten. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie mit einer angenehmen Stimme sprechen und eine angemessene Sprechgeschwindigkeit beibehalten. Mein Name ist Max Mustermann und ich rufe im Auftrag der Firma XYZ an.
Anklopfen bei Telefonaten: Wahl zwischen Annehmen oder Beenden
Beim Anklopfen hörst Du ein kurzes Signal, es sind zwei schnell aufeinanderfolgende Töne, ähnlich wie beim Klopfen an einer Tür. Der Angerufene hat jetzt die Wahl, er kann das Gespräch fortsetzen, beenden oder in der Leitung halten. Währenddessen hörst Du am anderen Ende des Gesprächs das normale Freizeichen. Das Anklopfen ist eine praktische Funktion, damit Du nicht störend in ein Gespräch platzt, sondern der andere Teilnehmer vorab entscheiden kann, ob er das Gespräch annehmen möchte oder nicht.
Handynummer richtig angeben: DIN 5008 & Tipps
Nach der DIN 5008 wird die Vorwahl einer Handynummer ganz einfach durch ein Leerzeichen von der Rufnummer abgetrennt. So kannst du deine Handynummer in deinem Lebenslauf und Anschreiben ganz einfach angeben: 0172 12345678 oder +49 172 12345678. Bedenke aber: Es ist nicht immer notwendig, deine Handynummer anzugeben, wenn du dich bei einem Unternehmen bewirbst. Überlege dir gut, ob du deine Nummer preisgeben möchtest.
Geduldig: Ich warte gerne – Rufen Sie mich zurück!
Kein Problem, ich warte gerne. Ich weiß, dass Sie einen Termin haben und dass Sie momentan viel zu tun haben, aber ich würde Sie gerne noch heute zurückrufen. Wenn Sie das möchten, können wir auch gerne morgen noch einmal miteinander sprechen. Sag mir einfach, wann es dir passt.
Wann solltest Du Privatanschlüsse anrufen?
Du solltest Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens und auch nicht nach 21 Uhr anrufen, wenn Du den Tagesablauf des anderen nicht genau kennst. Zwischen 12 und 14 Uhr ist meistens Mittagspause, da solltest Du lieber nicht anrufen. Auch zwischen 14 und 16 Uhr ist keine gute Zeit, da die meisten Menschen dann arbeiten oder Schule haben. Daher solltest Du anrufen, wenn Du sicher bist, dass sich die Person in ihrer Freizeit befindet.
Vorsicht beim Telefonieren: Warnung vor Betrugsmaschen
Du solltest beim Telefonieren aufpassen, wenn Du aufgefordert wirst, laut „Ja“ zu sagen. Denn es könnte sich hierbei um eine Betrugsmasche handeln. Faktenprüfungsseiten wie „Mimikamaat“ oder auch die Verbraucherzentralen warnen vor dieser Masche. Daher ist es wichtig, dass Du Dich vor Anrufen unbekannter Nummern hütest und Dich keinesfalls dazu verleiten lässt, laut „Ja“ zu sagen. Außerdem solltest Du Dir merken, dass Du niemals persönliche Daten preisgeben solltest, wenn Du Dich unsicher bist. Sei immer auf der Hut und informiere Dich über Betrugsmaschen, damit Dir keiner etwas vormacht.
Kundenservice im Arztbüro: Richtlinien beachten!
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Wenn du im Kundenservice eines Arztes arbeitest, ist es wichtig, dass du strengen Anweisungen folgst, damit du Patienten jederzeit professionell und zuvorkommend behandelst. Wenn du also einen Anruf entgegen nimmst, ist es wichtig, dass du dich nach den geltenden Richtlinien des Arztes richtest. Lass das Telefon also zwei- bis dreimal klingeln, bevor du den Anruf annimmst und melde dich dann langsam und deutlich mit dem Namen der Praxis und deinem persönlichen Namen. Wenn du den Namen des Patienten nicht verstanden hast, ist es wichtig, dass du ihn nochmals nach seinem Namen fragst. Sei dabei freundlich und höflich und formuliere deine Frage, etwa: „Könnten Sie mir bitte nochmals Ihren Namen nennen?“. So kannst du sicherstellen, dass du den Patienten richtig ansprechen kannst und du kannst weitere Details klären, die du für die Kontaktaufnahme benötigst.
Werde Assistentin: Organisationsfähigkeiten, Kompetenz & mehr
Heutzutage wird die Sekretärin auch als Assistentin / Executive Assistant oder Office Managerin bezeichnet. Sie unterstützt Führungskräfte bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu zählen zum Beispiel das Verfassen von Korrespondenz, die Erstellung von Berichten, die Planung und Koordination von Meetings und die Überwachung von Terminen. Darüber hinaus kann die Assistentin auch eine wichtige Rolle bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten spielen. Sie ist eine wertvolle Unterstützung für die Führungskraft und kann mit ihrer Erfahrung und Kompetenz dazu beitragen, dass das Unternehmen erfolgreich ist. Wenn du eine Assistentin werden möchtest, solltest du gute Organisationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe, Kommunikationsstärke und ein Gespür für das Wesentliche mitbringen. Ein Studium im Bereich Business Administration oder eine Weiterbildung in der Sekretariatsarbeit kann helfen, die eigenen Fähigkeiten zu verbessern und sich für die Aufgaben im Sekretariat zu qualifizieren.
Anrufen an Sonn- & Feiertagen: Denk dran, andere zu schonen!
Du solltest sonn- und feiertags definitiv keine Kunden anrufen. Vor allem geschäftliche Anrufe in Privathaushalten sind dann tabu. Gerade wenn Du privat anrufst, solltest Du andere nicht vor 10:30 Uhr anläuten. Denn vielleicht ist das der einzige Tag in der Woche, an dem er mal ausschlafen kann. Überlege Dir also gut, ob es wirklich so wichtig ist, zu dieser Zeit anzurufen. Wenn es nicht so dringend ist, lass es sein und lass ihn in Ruhe.
Telefonzeugenaussagen: Wissen über Rechte & Situationen
Hast du schonmal von einem Telefonzeugen gehört? Wenn ein Gericht einen solchen Zeugen vernimmt und die Aussage verwertet, kann das das verfassungsrechtlich geschützte Recht am gesprochenen Wort des Gesprächsteilnehmers beeinträchtigen, wenn dieser dem Mithören nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Zwar ist die Verwertung einer verdeckt aufgenommenen Aussage vor Gericht grundsätzlich zulässig, es gibt aber auch viele Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. So müsste das Gespräch zum Zeitpunkt der Aufzeichnung beispielsweise als öffentlich anzusehen sein. Auch die Tatsache, dass der Gesprächsteilnehmer die Aufzeichnung nicht gekannt hat, kann eine Rolle spielen. Es ist also wichtig, dass du deine Rechte kennst und auch bestimmte Situationen vermeidest.
Verstehe den Lost Call: Wie man damit umgeht
Du hast gerade einen Anruf bekommen, aber es war still am anderen Ende der Leitung? Dann ist es möglich, dass es sich um einen sogenannten „Lost Call“ handelt. Das ist ein Anruf, bei dem niemand antwortet, weil die Person nicht mehr auf der Leitung ist. Es könnte sein, dass die Person versehentlich aufgelegt hat, dass es ein Problem mit der Leitung gab oder das sie einfach aufgelegt hat. In jedem Fall ist es wichtig zu wissen, wie man mit solchen Anrufen umgeht.
Falls du einen Lost Call bekommst, solltest du nicht aufgeben. Es ist immer noch möglich, dass die Person versucht, dich zu erreichen. Versuche es deshalb noch einmal und rufe die Nummer an, die auf deinem Display angezeigt wurde. Wenn du niemanden erreichst, kannst du eine Nachricht hinterlassen. Wenn du eine Antwort bekommst, kannst du versuchen, herauszufinden, was los ist. Sei aber vorsichtig und sprich nie mit Fremden, die du nicht kennst. Wenn du Fragen hast, kannst du immer einen Freund oder ein Familienmitglied anrufen und sie um Rat fragen.
Beste Zeit für Anruf: Morgen zwischen 10 & 11 Uhr
Unser Rat ist: Rufen Sie am besten am Morgen zwischen 10 und 11 Uhr an! Nach einer kurzen Vorstellung und dem Grund, warum Du anrufst, kannst Du gleich fragen, ob es passt, wenn Du jetzt 3 oder 4 Fragen zur ausgeschriebenen Stelle XYZ stellst. Wenn die Zeit den Ansprechpartner gerade nicht passt, kannst Du Dich natürlich auch für einen späteren Anruf anmelden. So kannst Du sicher sein, dass Du eine aussagekräftige Antwort erhältst.
Warum du beim Telefonieren im Kreis läufst
Du kennst es sicher: Beim Telefonieren läufst du manchmal im Kreis herum. Das hat aber nicht nur etwas mit dem Verfolgen des Gesprächsverlaufs zu tun. Denn tatsächlich hört sich die Stimme eines Stehenden klarer und energischer an, als wenn man sich setzt. Auch Radiomoderatoren arbeiten meist im Stehen, denn so klingt die Stimme einfach besser. Doch nicht nur im Radio ist dies wichtig: Auch in Videokonferenzen oder einem Vortrag kann es ein Vorteil sein, sich auf die Füße zu stellen. Denn eine energische Stimme kann die Aufmerksamkeit der Zuhörer erhöhen und das Gegenüber besser überzeugen.
Fazit
Hallo! Hier ist XY. Wie kann ich Ihnen helfen?
Es ist wichtig, dass du dich bei jedem Anruf professionell meldest, da es ein erster Eindruck für deinen Gesprächspartner ist. Wenn du das nächste Mal am Telefon bist, stelle dich immer mit deinem Namen und der Firma, für die du arbeitest, vor. Dadurch wirkst du professionell und kompetent.
