Hallo du!
In diesem Text gehen wir der Frage nach, wie man sich als Unternehmen am Telefon meldet. Ich erkläre dir, wie du dafür sorgen kannst, dass du professionell und höflich klingst, wenn du mit deinen Kunden telefonierst. Lass uns also loslegen und gemeinsam schauen, wie du dein Unternehmen am Telefon repräsentieren kannst.
Hallo! Hier spricht XYZ-Firma. Wie kann ich dir helfen?
Richtig Telefonieren: Vor- und Nachname nennen
Hallo, hier ist [Vorname]! Wenn du ein formelles Telefongespräch beginnen möchtest, solltest du zunächst einmal „Guten Morgen/Guten Tag/Guten Abend“ sagen, gefolgt von deinem Vor- und Nachnamen. So stellst du dich deinem Gesprächspartner vor und zeigst ihm, dass du das Gespräch ernst nimmst. Bei informellen Gesprächen kannst du auch einfach mit einem „Hallo“ anfangen und deinen Vornamen nennen. Es ist wichtig, dass du immer höflich und freundlich bist, egal ob das Gespräch formell oder informell ist. So kannst du eine gute Atmosphäre schaffen und deinem Gesprächspartner Respekt zeigen.
Tipps für professionelle, höfliche Telefonate
Heutzutage ist es wichtig, bei einem Telefonat möglichst professionell und höflich zu sein. Generell wird empfohlen, dass sich der Angerufene zuerst meldet und sich vorstellt. Hierbei ist es ratsam, bei einem privaten Gespräch den Vornamen und den Familiennamen zu nennen und anschließend einen freundlichen Tagesgruß hinzuzufügen. Zudem ist es wichtig, dass man sich auf das Gespräch konzentriert, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. So kannst Du dem Anrufer zeigen, dass Du ihn wertschätzt und ihm Aufmerksamkeit schenkst. Außerdem kannst Du ihn auf mögliche Verzögerungen vorbereiten, indem Du zum Beispiel sagst, dass Du gerade mitten in einer Aufgabe bist und ein paar Minuten brauchst, um sie zu beenden. So kannst Du ein Gespräch auf eine freundliche Art und Weise beginnen.
Guten Tag sagen im deutschsprachigen Raum: Tipps und Tricks
Hallo! Wenn du im deutschsprachigen Raum professionell am Telefon begrüßt werden möchtest, empfiehlt es sich, „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ zu sagen. Es hat sich aber auch bewährt, den eigenen Namen ein wenig anders zu nennen. Wie wir es schon aus dem Film 007 kennen, kannst du auch „Mustermann, Max Mustermann“ sagen. Denn schon damals hat es mit „Bond – James Bond“ funktioniert.
Vorteile des Nennens des Vor- & Nachnamens am Telefon
Das anonyme Melden am Telefon kann bei manchen Situationen sinnvoll sein. Dennoch ist es meist besser, seinen Namen zu nennen. So kannst du sicher sein, dass du mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden bist und er weiß, wer er am Telefon hat. Gebe deshalb am besten deinen Vor- und Nachnamen an. So kannst du sicher sein, dass der Gesprächspartner deine Nachricht schnell und korrekt bearbeitet. So sparst du dir viel Zeit und Mühe.
Kollegen am Telefon: Gib an, wer gerade am Apparat ist
Falls Du mal an das Telefon eines Kollegen gerufen wirst, dann gib bitte auch an, wer gerade am Apparat ist. Zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz am Apparat von Schmidt“. Es ist nicht sinnvoll, einen Anrufer, der schon zu Dir weitergeleitet wurde, nochmal an jemand anderen weiterzuleiten. Warte lieber, bis Du etwas mehr über die Anfrage weißt, bevor Du jemand anderen kontaktierst. Wenn Dir das Anliegen nicht bekannt ist, kannst Du nachfragen, ob Du dem Anrufer weiterhelfen kannst oder Du ihn an einen Kollegen weiterleitest, der mehr darüber weiß.
Grußformeln bei Telefonaten: So machen es die Profis
Hey! Wenn du ein Telefonat führst, ist es wichtig, auf die Grußformel zu achten. Vermeide „Hallo“ und benutze stattdessen „Guten Tag“ oder ähnliche Begriffe. Es ist wichtig, sich den Namen, das Anliegen und die Rückrufnummer des Anrufers zu merken. So kannst du später nachvollziehen, mit wem du telefoniert hast. Denn du möchtest ja nicht in die unangenehme Situation kommen, nicht zu wissen, mit wem du gerade gesprochen hast. Also, lass uns aufmerksam sein und alles richtig machen!
Telefonate richtig annehmen: Rufe nicht zu lange an
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Rufe nicht zu lange und nicht zu kurz an! Wenn Du den Anrufbeantworter erreichst, dann hinterlasse einen kurzen Gruß und nenn Deinen Namen und die Praxis. Wenn sich jemand meldet, sprich langsam und deutlich deinen Namen und den Namen der Praxis aus. Wenn Du den Namen des Patienten nicht verstanden hast, dann frage ihn höflich nochmals nach seinem Namen. Sage z.B.: „Entschuldige bitte, kannst Du mir nochmal Deinen Namen nennen?“ So kannst Du sicher sein, dass der Anrufer gut aufgenommen wird.
Telefongespräche führen: Schnell und einfach Informationen austauschen
Du kennst bestimmt das Gefühl, wenn man ein Telefongespräch führt: Man kann direkt mit dem Gegenüber sprechen, kann Fragen stellen und Antworten bekommen. Und manchmal kann man gerade im Businessbereich auch noch wichtige Details klären. Deshalb ist das Telefon immer noch das beliebteste Kommunikationsmittel, wenn es darum geht, schnell und einfach die nötigen Informationen auszutauschen.
Wenn du also ein Anliegen hast, das du schnell klären möchtest, ist das Telefonat immer noch die beste Option. Du kannst dabei Fragen stellen und dein Gegenüber direkt um Rat bitten. Auch kannst du schnell ein konkretes Angebot machen oder Details zu einem bestimmten Projekt recherchieren. So kannst du schnell und effizient zu deinem Ziel kommen.
Probleme mit dem Netz? So kannst du schnell surfen!
Du hast Probleme mit dem Netz? Das kann verschiedene Gründe haben. Am besten überprüfst Du zuerst, ob es sich vielleicht um eine Netzstörung des Anbieters handelt. Dazu schaust Du Dir Seiten wie Allestörungen.de an, die Dir schnell Anzeigen, ob es ein Problem bei Deinem Provider gibt. In den meisten Fällen musst Du dann einfach abwarten, bis der Anbieter das Problem gelöst hat. In vielen Fällen hast Du aber auch kein oder nur ein sehr schwaches Netz. Dann empfiehlt es sich, die Einstellungen Deines Smartphones zu überprüfen oder einen anderen Netzwerkkanal zu wählen. Vielleicht hilft das ja schon, damit Du wieder schnell surfen kannst.
Kaltakquise: Beste Zeiten für 164% mehr Erfolg
Du hast es bestimmt schon bemerkt – die beste Zeit für die Kaltakquise ist nicht zu jeder Uhrzeit gleich. Am besten erzielst du ein Ergebnis, wenn du zwischen 8:00 Uhr und 9:00 Uhr vormittags oder zwischen 16:00 Uhr und 17:00 Uhr nachmittags anrufst. Tatsächlich zeigt eine Studie, dass du zwischen 8:00 Uhr und 9:00 Uhr um 164 % besser abschneidest als direkt nach dem Mittag.
Das liegt daran, dass die meisten Menschen morgens direkt nach dem Aufstehen und nachmittags vor Feierabend noch über die nötige Energie verfügen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Daher solltest du immer dann anrufen, wenn deine Zielgruppe bereits in den Tag gestartet ist – also morgens vor 9:00 Uhr – oder kurz vor dem Feierabend. So erreichst du deine Zielgruppe am besten, wenn sie wach und aufnahmefähig ist.
Telefonieren wie ein Profi: Sprechen Sie langsam und deutlich
Sprechen Sie langsam und deutlich, damit der Anrufer alles versteht. Versuche dabei eine freundliche und positive Stimme zu wahren. Wenn du deinen Namen nenst, dann sprich ihn mit Nachdruck aus und hebe die Stimme etwas am Ende deiner Sätze an. So können Sie sichergehen, dass der Anrufer Ihren Namen auch versteht und sich besser merken kann. Mit einer ruhigen und angenehmen Stimme wirken Sie darüber hinaus auch sehr professionell. Wenn du also am Telefon sprichst, dann versuche, ein einladendes und angenehmes Gespräch zu führen.
Anrufen zu richtigen Zeiten: So gehst du auf Nummer sicher
Du solltest Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens, nicht zwischen 12 und 14 Uhr, nicht zwischen 16 und 21 Uhr und auch nicht nach 21 Uhr anrufen, wenn Du den Tagesablauf des anderen nicht kennst. Ein Blick auf den Kalender und die Uhrzeit kann helfen, unnötige Anrufe zu vermeiden. Wenn man sich selbst nicht sicher ist, ob man anrufen sollte, kann man auch erst einmal eine Nachricht hinterlassen und dann abwarten, ob der Angerufene zurückruft. So stört man niemanden und kann trotzdem mit dem anderen Kontakt aufnehmen.
Sonn- und Feiertage: Anrufe nur mit Bedacht!
Du solltest an Sonn- und Feiertagen möglichst keine Kunden anrufen, vor allem nicht in Privathaushalten. Bei geschäftlichen Anrufen solltest du an solchen Tagen lieber die Finger davon lassen. Wenn du selbst privat anrufst, dann denke bitte daran, dass du den anderen nicht vor 10:30 Uhr anläuten solltest. Denn vielleicht ist das ja der einzige Tag in der Woche, an dem er mal richtig ausschlafen kann. Lass deinen Gesprächspartner deshalb auch morgens in Ruhe!
Erwecke einen positiven Eindruck: Verwende „wie telefonisch besprochen
Du hast telefonisch Kontakt mit einem neuen Kunden oder Geschäftspartner aufgenommen? Dann ist eine anschließende Korrespondenz, die über das Gespräch aufgebaut ist, eine sehr gute Idee, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Die Worte „wie telefonisch besprochen“ sind dabei ein wichtiger Bestandteil. Dadurch wird deutlich, dass du dir die Informationen gemerkt hast und sie ernst nimmst. Damit zeigst du deinem Gegenüber, dass du ihn und sein Anliegen ernst nimmst. Außerdem ist es ein Zeichen dafür, dass du sehr gut organisiert bist und aufmerksam zugehört hast. Also vergiss nicht, beim nächsten Telefonat „wie telefonisch besprochen“ in deiner Korrespondenz zu erwähnen.
Wie du auflegen kannst, ohne unhöflich zu erscheinen – 50 Zeichen
Du kannst deinem Gesprächspartner auch sagen, dass du auflegen musst, weil du noch etwas anderes erledigen musst. Wenn du deinem Gesprächspartner mitteilen möchtest, dass du wirklich auflegen musst, kannst du ihm sagen, dass der Akku deines Handys allmählich leer wird und du, um es zu schonen, auflegen möchtest. Erwähne auch, dass du keine Möglichkeit hast, es aktuell zu laden. Dann lege sofort auf, um zu verhindern, dass dein Akku komplett leer wird.
Smartphone-Störungen vermeiden: Nicht stören-Funktion nutzen
Mit der Funktion Nicht stören kannst Du Einstellen, dass Dein Smartphone keine Anrufe und Benachrichtigungen durchlässt. Du erhältst also ein Besetzt-Zeichen, wenn Du angerufen wirst, Dein Handy klingelt jedoch nicht. Alle Anrufversuche werden in der Anruferhistorie Deines Geräts gespeichert, sodass Du jederzeit nachvollziehen kannst, wer Dich angerufen hat. So hast Du die Garantie, dass Dir kein Anruf entgeht und Du nicht durch unerwartete Anrufe gestört wirst, während Du zum Beispiel schläfst oder etwas Wichtiges erledigst.
Kostenfreie Anrufe in Deutschland: Ja! Erfahre mehr
Du hast einen Anruf in Deutschland erhalten und fragst Dich, ob es kostenfrei ist? Die gute Nachricht ist: Ja, eingehende Anrufe in Deutschland sind kostenlos. Für den Anrufer fallen jedoch die Kosten an, die er gemäß seines Telefonvertrags für einen Anruf auf eine deutsche Mobilfunknummer zahlen muss. Diese Kosten hängen von seinem Tarif ab und können je nach Anbieter variieren. Wenn Du also einen Anruf erhalten hast, kannst Du beruhigt sein – für Dich als Empfänger ist der Anruf kostenfrei.
Angeben Deiner Handynummer nach DIN 5008 | 50 Zeichen
Du hast eine Handynummer und fragst Dich, wie du diese in Deinem Lebenslauf oder Anschreiben richtig angeben musst? Keine Sorge, das ist ganz einfach. Wenn Du Dich an die DIN 5008 hältst, trennst Du einfach die Handynummer mit einem Leerzeichen von der Vorwahl ab. So kannst Du deine Handynummer beispielsweise wie folgt angeben: 0172 12345678 oder +49 172 12345678. So kannst Du sichergehen, dass Deine Handynummer im Lebenslauf oder Anschreiben nach DIN 5008 korrekt angegeben ist.
Anklopfen: Kurzes Signal beim Angerufenen ermöglicht Entscheidung
Beim Anklopfen ertönt ein kurzes Signal beim Angerufenen in der Leitung. Diese Funktion ermöglicht dem Empfänger des Anrufes, zu entscheiden, ob er das Gespräch annehmen, beenden oder auf Wiedervorlage stellen möchte. Der Anrufer hört in der Zwischenzeit das normale Freizeichen. Der Anruf wird durch zwei aufeinanderfolgende Töne angekündigt, die dem Klopfen an einer Tür ähneln. Dadurch kann der Angerufene abwägen, ob er das Gespräch annehmen möchte oder nicht. Er kann dann entscheiden, ob er die Unterhaltung fortsetzen, beenden oder auf Wiedervorlage stellen will.
Anruf von blockierter Nummer? Finde es raus!
Du hast einen Anruf von einer blockierten Nummer erhalten? Dann hast du weder das Telefon klingeln hören, noch bist du darüber benachrichtigt worden. Aber du findest den Anruf in deiner Telefonhistorie wieder. Wenn du die Nummer anrufst, hörst du zunächst ein Freizeichen und anschließend den Besetztton. Dies ist ein Indiz dafür, dass der Anruf blockiert wurde. Es gibt aber auch noch andere Gründe, warum ein Anruf nicht durchgestellt wird.
Fazit
Hallo, hier ist XYZ-Firma. Was kann ich für dich tun?
Zusammenfassend kann man sagen, dass es wichtig ist, sich bei einem Telefonat für ein Unternehmen professionell zu melden. So machst du einen guten Eindruck und schaffst Vertrauen bei potenziellen Kunden. Nutze deshalb am besten immer den Namen des Unternehmens oder ein spezielles Motto, wenn du ein Telefonat für deine Firma führst.
