Hallo! Wenn du dich am Telefon bei einer Firma melden musst, ist es gar nicht so schwer. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du das am besten anstellst. Ich gehe Schritt für Schritt durch, wie du dein Anliegen vorbringen kannst, so dass du professionell und selbstsicher rüberkommst. Also, zögere nicht, lass uns gleich anfangen.
Hallo! Wenn du dich bei einer Firma am Telefon melden möchtest, dann ist es wichtig dass du zunächst einmal klar und deutlich sagst, wer du bist und warum du anrufst. Wenn du zum Beispiel anrufst, um einen Termin zu vereinbaren, dann solltest du sagen: „Guten Tag, mein Name ist [Name] und ich rufe an, um einen Termin bei Ihnen zu vereinbaren.“ Dann kannst du dein Anliegen nennen und deine Fragen stellen. Höflichkeit ist dabei unerlässlich.
Richtig Telefonieren: Wie man ein Gespräch beginnt
Du kannst ein Telefongespräch auf verschiedene Weise beginnen. Formell, wenn du mit einem Unternehmen oder einer offiziellen Einrichtung oder Person sprichst, kannst du zum Beispiel mit „Guten Morgen/Guten Tag/Guten Abend, hier ist/hier spricht [Vor- und Nachname]“ beginnen. Wenn du mit jemandem aus deinem Bekanntenkreis sprichst, kannst du auch informeller sein und zum Beispiel mit „Hallo, hier ist [Vorname]“ begrüßen. Es ist außerdem hilfreich, den Gesprächspartner zu fragen, ob er gerade Zeit hat, um dir zu helfen, oder ob er später zurückrufen kann. So zeigst du Respekt für seine Zeit und kannst sicher sein, dass du seine volle Aufmerksamkeit hast.
Korrekte Vorgehensweise bei einem Geschäftsanruf
Bei einem Geschäftsanruf ist die korrekte Vorgehensweise, dass sich der Angerufene mit seinem vollständigen Namen vorstellt und anschließend sein Anliegen schildert. Dabei sollte er ein freundliches und professionelles Auftreten an den Tag legen, damit der Angerufene einen guten Eindruck bekommt. Zudem ist es wichtig, dass der Angerufene sich nicht nur selbst vorstellt, sondern auch seine Position in der Firma oder sein Unternehmen nennen. So kann der Angerufene besser einschätzen, mit wem er es zu tun hat. Auch wenn es nicht immer notwendig ist, kann man dem Angerufenen zum Beispiel noch seine Telefonnummer hinterlassen, falls es weitere Fragen gibt. So schafft man eine angenehme Atmosphäre und kann ein Telefonat erfolgreich abschließen.
Anonyme Beschwerde: So behältst du die Kontrolle
Du hast Angst, deinen Namen zu nennen? Dann empfehlen wir dir, zu Beginn deines Anrufs kurz zu erklären, warum du anonym bleiben möchtest. So hast du eine bessere Chance, dass dein Anliegen ernst genommen wird. Auf jeden Fall solltest du deine Beschwerde stets klar und deutlich vorbringen. Es hilft auch, wenn du dein Anliegen schriftlich vorformulierst und sie vielleicht sogar auf einem Blatt Papier mitbringst, wenn du das Telefonat führst. So hast du immer noch die Kontrolle über das Gespräch und kannst dein Anliegen entsprechend klar und präzise vortragen.
Beantworte Anrufe & Leite sie weiter – Ein Ratgeber
Wenn Du an das Telefon eines Kollegen gehst, lass es ihn wissen – sag zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz, Apparat Schmidt“. Versuche so viele Anrufe wie möglich selbst zu beantworten, denn wenn sie schon einmal weitergeleitet wurden, ist es nicht ratsam, sie noch einmal weiterzuleiten. Wenn Du aber doch nicht in der Lage bist, den Anruf entgegenzunehmen, kannst Du zumindest dafür sorgen, dass der Anrufer das richtige Ziel erreicht.
Guten Tag, mein Name ist Max Mustermann: Begrüßung professionell am Telefon
Hallo, Du! Wenn Du in einem deutschsprachigen Raum professionell am Telefon begrüßt werden möchtest, dann solltest Du „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ sagen. Eine weitere Bewährtheit hat sich beim Nennen des eigenen Namens ergeben. Versuche es doch einmal mit „Mustermann, Max Mustermann“, so wie es schon 007 mit „Bond – James Bond“ gemacht hat. Das klingt zudem sehr professionell und kann Deine Glaubwürdigkeit bei Deinem Gesprächspartner erhöhen. Wenn Du möchtest, kannst Du auch immer noch Deine Position hinzufügen, z.B. „Mustermann, Max Mustermann, Head of Sales“.
Verstehe alles bevor du einen Anruf beendest
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Rufe die Patienten niemals zurück, bevor du sicher bist, dass du alles verstanden hast. Wenn du einen Anruf entgegen nimmst, lass das Telefon zwei- bis dreimal klingeln, aber nicht mehr und nicht weniger. Melde dich langsam und deutlich mit den Namen deiner Praxis und deinem eigenen Namen. Wenn du den Namen des Patienten nicht verstanden hast, formuliere einfach: „Kannst du mir bitte nochmal deinen Namen nennen?“ Gehe dann sicher, dass du alles verstanden hast, bevor du den Anruf beendest. Selbst wenn du den Anruf nicht selbst entgegennimmst, mache immer klar am Telefon, wer du bist und dass du der Ansprechpartner der Praxis bist.
Verabschiedung nach dem Telefonat: Tipps für ein freundliches und respektvolles Ende
Nach dem Telefonat solltest Du Dich mit einer passenden Verabschiedung verabschieden. Es kommt ganz darauf an, was Ihr im Gespräch besprochen habt. Wenn es ein informelles Gespräch war, kannst Du Dich mit einem „Tschüß“ verabschieden. Falls Du nicht sicher bist, wie vertraut Ihr miteinander seid, ist es besser, wenn Du Dich mit einem „Auf Wiederhören“ oder „Auf Wiedersehen“ verabschiedest. Verabschiede Dich immer freundlich und respektvoll, so dass eine gute Gesprächsatmosphäre erhalten bleibt.
DIN 5008: Handynummer richtig im Lebenslauf angeben
Du hast eine Handynummer und möchtest diese gern im Lebenslauf und Anschreiben angeben? Dann musst du dich an die DIN 5008 halten. Diese besagt, dass die Vorwahl von der Rufnummer per Leerzeichen getrennt wird. Als Beispiel kannst du folgende Darstellungen verwenden: 0172 12345678 oder +49 172 12345678. Wichtig ist, dass du darauf achtest, dass die Vorwahl vollständig angegeben wird, damit deine Ansprechpartner dich schnell und einfach erreichen können.
Bitte rufen Sie mich an – 0521 995-332
Hallo Frau Wetter, ich hatte heute leider kein Glück, als ich versuchte, Sie anzurufen. Da ich noch einige Details mit Ihnen besprechen möchte, wäre ich Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mich zurückrufen würden. Meine Nummer ist: 0521 995-332. Ich würde mich sehr freuen, wenn wir uns bald austauschen könnten und ich Ihnen alles Weitere erklären kann. Vielen Dank im Voraus!
Durchstellen positiv formulieren: Tipps & Einleitungen
Ich möchte Ihnen noch kurz ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie den Anrufer/die Anruferin zum Durchstellen motivieren können.
Hallo, Herr/Frau Anrufer/in. Ich bin gerade noch dabei, Sie zu Herrn/Frau Mustermann durchzustellen. Ich möchte Ihnen noch kurz ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie beim Durchstellen positiv formulieren können. So können Sie das Gespräch einladend und freundlich gestalten und die Hemmschwelle für das Durchstellen senken. Beginnen Sie zum Beispiel mit einer Begrüßung wie „Guten Tag“ oder „Hallo“. Danach können Sie sagen, dass Sie den Anrufer/die Anruferin gerne an Herrn/Frau Mustermann weiterverbinden. Oder Sie überlegen sich eine kurze Einleitung, die Sie den Anrufer/die Anruferin noch wissen lassen möchten. Seien Sie dabei nicht zu aufdringlich, aber versuchen Sie dem Anrufer/der Anruferin ein angenehmes Gefühl zu vermitteln. Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird es Ihnen leichter fallen, Anrufe zu verbinden.
Ruf nicht vor 10:30 an an Sonn- und Feiertagen
Du solltest an Sonn- und Feiertagen niemals Kunden anrufen, insbesondere in Privathaushalten gilt dann ein absolutes Telefonierverbot. Wenn du selbst privat anrufen möchtest, denke daran: Läute den anderen nicht vor 10:30 Uhr an. Denn möglicherweise ist es der einzige Tag der Woche, an dem er so richtig ausschlafen kann. Wenn du es nicht vermeiden kannst, anzurufen, solltest du es trotzdem nicht vor 10:30 Uhr machen. Damit schaffst du deinem Gesprächspartner die Möglichkeit, seinen erholsamen Schlaf zu genießen.
Ruhezeit nach Feierabend: 11 Std. Recht auf Entspannung
Nach Feierabend ist es wichtig, die wohlverdiente Ruhezeit einzuhalten. Laut Gesetz hast Du dafür ein Recht auf mindestens elf Stunden Ruhe. Diese Zeit solltest Du nutzen, um Dich zu erholen und Kraft zu tanken. Wenn Dich Deine Kollegen oder Dein Chef während dieser Zeit anruft, musst Du nicht ans Telefon gehen. Nutze die Zeit, um Dich zu entspannen und Dir etwas Gutes zu tun. Gehe zum Beispiel spazieren, mache einen Yoga-Kurs oder treffe Dich mit Freunden. So kannst Du Deine Batterien wieder aufladen und gestärkt in den nächsten Tag starten.
Wie man angemessen am Telefon wartet: Eine Lektion in Respekt
Normalerweise denke ich, dass man unter Zeitdruck versucht, schnell das Telefonat zu beenden. Aber es gibt auch Situationen, in denen es als besonders höflich angesehen wird, wenn man wartet, bis der Gesprächspartner von sich aus das Telefonat beendet. Ich erinnere mich an eine Schule, an der dies als sehr angemessen erachtet wurde. Dort wurde es als eine besonders respektvolle Geste angesehen, wenn man darauf wartete, dass der andere das Gespräch beendet. Diese Art des Benehmens hat mir auf meinem Weg geholfen, mich in verschiedenen Situationen angemessen zu verhalten.
Spare Geld mit einem Handytarif, der zu Dir passt!
Du hast es satt, jedes Mal beim Telefonieren ein Vermögen auszugeben? Dann passe Deinen Handytarif unbedingt an Deine Bedürfnisse an. Ein Anruf vom Festnetz zum Handy kostet in der Regel etwa 19 Cent pro Minute. Wenn Du hingegen Dein Handy benutzt, ist es meistens egal, ob Du auf ein Festnetztelefon oder ein anderes Mobiltelefon anrufst. Einige Mobilfunkanbieter bieten spezielle Pakete an, die Dir ein günstiges Telefonieren ermöglichen. Auch verschiedene Flatrates, die eine feste Gebühr für unbegrenzte Gesprächsminuten beinhalten, können eine gute Wahl für Dich sein. Egal wofür Du Dich entscheidest, eines ist klar: Wenn Du Deinen Handytarif an Deine Bedürfnisse anpasst, kannst Du jede Menge Geld sparen. Also worauf wartest Du noch?
Anrufen: Wann ist der beste Zeitpunkt? 50 Zeichen
Du solltest Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens und auch nicht nach 21 Uhr abends anrufen, wenn Du den Tagesablauf des anderen nicht kennst. Es ist auch nicht ratsam, während der Mittagszeit oder zwischen 14 und 16 Uhr anzurufen. Denn in der Regel verbringen Menschen diese Zeit mit der Familie oder sie sind beschäftigt. Daher ist es besser, vorher nachzufragen, wann ein geeigneter Zeitpunkt für einen Anruf wäre.
Geduldig Warten: Terminabhängiges Update und weitere Schritte
Kein Problem, ich warte. Ich weiß, dass Sie heute einen Termin haben und deshalb möchte ich Sie nicht stören. Deshalb werde ich Sie morgen noch einmal anrufen, um zu sehen, wie wir vorankommen. Wenn du möchtest, kann ich auch später nochmal anrufen und dir ein Update geben – dann können wir über die weiteren Schritte sprechen. Lass mich einfach wissen, wie du am besten erreichbar bist. Ich freue mich darauf, von dir zu hören!
Android-Gerät? So kannst Du Anrufe aufzeichnen
Hast du ein Android-Gerät? Dann kannst du ganz einfach deine Anrufe aufzeichnen! Öffne dazu einfach die Telefon App. Wenn du das erledigt hast, findest du unter „Immer aufzeichnen“ die Option „Nummern nicht in deinen Kontakten“. Tippe darauf und schon werden alle Anrufe aufgezeichnet und gespeichert. Beachte aber immer, dass die Aufzeichnung von Anrufen in manchen Ländern verboten ist. Informiere dich also vorher, ob es in deinem Land erlaubt ist, Anrufe aufzuzeichnen.
Internationaler Anruf: Verwendung der Verkehrsausscheidungsziffer
Es ist die sogenannte „Verkehrsausscheidungsziffer“ (Vorwahl), die eine Rolle spielt, wenn man einen internationalen Anruf tätigt und die Länderkennzahl eines bestimmten Landes anwählt. Dabei wird die doppelte Null (00) vor der Länderkennzahl gewählt, zum Beispiel: 0049 / +49 bei der deutschen Länderkennzahl. Dieses System ermöglicht es, zwischen verschiedenen Ländern zu unterscheiden.
Es ist ganz einfach: Wählt man die 00 und die Länderkennzahl, wird ein internationaler Anruf getätigt. Wählt man stattdessen die + und die Länderkennzahl, kann man auch ins Ausland telefonieren, aber ohne die doppelte Null (00). Diese Option ist besonders für deutsche Festnetzanschlüsse nützlich.
Mit der Verkehrsausscheidungsziffer ist es also möglich, Anrufe in verschiedene Länder zu tätigen. Auf diese Weise kann man problemlos auch internationale Freunde und Familie erreichen. Egal, ob es sich um einen Anruf von einem Festnetz oder einem Mobiltelefon handelt, mit der Verkehrsausscheidungsziffer ist es jetzt ganz einfach, auch über die Grenzen hinweg in Kontakt zu bleiben!
Verstehe Verschlüsselung und Vertrauensstufen
Du hast schon von Verschlüsselung gehört, aber was bedeutet das genau? Verschlüsselung ist ein System, das deine Nachrichten vor Eindringlingen schützt. Mit anderen Worten: es macht es Unbefugten unmöglich, deine Nachrichten zu lesen. Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden deine Nachrichten verschlüsselt, bevor sie versendet werden – und nur der Empfänger kann sie entschlüsseln und lesen.
Ein wichtiger Bestandteil eines solchen Systems ist ein sogenannter öffentlicher Schlüssel. Er wird von jedem Kontakt generiert und anderen Personen zur Verfügung gestellt. Damit können sie dann verschlüsselte Nachrichten an die Person schicken. Um sicherzustellen, dass der öffentliche Schlüssel eines Kontakts wirklich von ihm stammt, gibt es die sogenannten Vertrauensstufen. Hierbei handelt es sich um Punkte, die dir anzeigen, wie sicher du dir sein kannst, dass der gespeicherte öffentliche Schlüssel wirklich zu diesem Kontakt gehört. Je höher die Punktzahl ist, desto größer ist dein Vertrauen in den Kontakt. Diese Punkte ändern jedoch nichts an der Verschlüsselungsstärke, sondern sind nur ein Mass für die Sicherheit, dass der öffentliche Schlüssel eines Kontakts wirklich zu ihm gehört. Daher ist es wichtig, dass du die Vertrauensstufen des Kontaktes immer im Auge behältst, damit du sicher sein kannst, dass deine verschlüsselten Nachrichten auch wirklich bei dem richtigen Empfänger ankommen.
+49 beim Telefonieren ins Ausland wählen
Du musst immer die verkürzte deutsche Landesvorwahl +49 wählen, wenn Du ins Ausland telefonierst. Dazu musst Du beim Eingeben der Rufnummer zunächst die 0 entfernen und stattdessen +49 hinzufügst. Beispielsweise wird aus der gültigen Berliner Rufnummer 030 1234567 im Ausland die +49 30 1234567. Es ist äußerst wichtig, dass Du dies beachtest, damit Dein Anruf auch tatsächlich ankommt. Wenn Du die falsche Vorwahl wählst, kann es sein, dass Dein Anruf nicht zugestellt wird. Also denke immer daran: +49 bei einem Telefonat ins Ausland wählen!
Zusammenfassung
Hallo, wenn du dich bei einer Firma am Telefon melden musst, dann solltest du immer mit deinem Namen anfangen und dann sagen, weswegen du anrufst. Zum Beispiel: „Guten Tag, hier spricht Max Mustermann und ich rufe wegen eines Termines an.“ So wissen sie sofort, wer sie anruft und warum.
Du hast jetzt ein gutes Verständnis dafür, wie du dich am Telefon bei einer Firma melden kannst. Es ist wichtig, dass du dich freundlich, höflich und professionell meldest, damit du einen guten ersten Eindruck hinterlässt. Jetzt weißt du, wie du das machen kannst!