Hallo du!
Heute gibt es einmal einen Ratgeber rund ums Telefonieren: Wie melde ich mich geschäftlich am Telefon? Wie stelle ich mich vor? Welche Umgangsformen sind wichtig? Wir klären in diesem Artikel, worauf du achten musst, damit du beim Telefonieren eine gute Figur machst. Also, lass uns loslegen!
Hallo, wenn du dich am Telefon geschäftlich melden möchtest, rate ich dir, ruhig und professionell zu sein. Wenn du einen Anruf entgegennimmst, stelle dich zunächst selbst vor und gib dann den Namen des Unternehmens an, für das du arbeitest. Wenn du jemanden anrufst, stell dich zuerst vor, nenne deinen Namen und den Grund deines Anrufs. Vergiss nicht, freundlich und respektvoll zu sein, auch wenn du ein wichtiges Anliegen hast.
Guten Eindruck beim Telefonat machen: Freundlich beginnen!
Du hast gerade ein wichtiges Telefonat vor dir und möchtest einen guten Eindruck hinterlassen? Kein Problem! Am besten beginnst du das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung. Beim formellen Telefonat kannst du deinen Vornamen und Nachnamen nennen und den Gesprächspartner mit „Guten Morgen/Guten Tag/Guten Abend“ begrüßen. Bei einem informellen Gespräch reicht es, wenn du dich mit deinem Vornamen meldest und dann „Hallo“ sagst. So erweckst du einen professionellen Eindruck und machst einen guten ersten Eindruck. Hab also keine Scheu, beim Anruf freundlich zu sein!
Richtig melden bei einem Telefonat: Tipps & Tricks
Heutzutage ist es wichtig, bei einem Telefonat richtig und angemessen zu melden. Beim privaten Telefonat meldet sich der Angerufene als Erstes und stellt sich vor. Hierfür nennt er seinen Vornamen und seinen Familiennamen. Zudem sollte er noch einen freundlichen Tagesgruß hinzufügen. Dies kann zum Beispiel „Guten Tag“ oder „Guten Morgen“ sein. Auch ein „Hallo“ ist eine passende Begrüßung. So kannst du deinem Gesprächspartner gleich ein gutes Gefühl vermitteln und einen positiven Eindruck hinterlassen.
Professionelle Begrüßung am Telefon: Wie James Bond
Hallo! Wenn Du professionell am Telefon am deutschsprachigen Raum begrüßt werden möchtest, solltest Du wie folgt vorgehen: „Guten Tag, [Name der Firma], mein Name ist Max Mustermann“. Eine weitere gängige Variante ist es, Deinen Namen in umgekehrter Reihenfolge zu nennen, also „Mustermann, Max Mustermann“. Das hat schon James Bond in seinen Filmen mit „Bond – James Bond“ geschafft und überzeugt auch heute noch. Wenn Du professionell und kompetent am Telefon rüberkommen möchtest, ist eine klare Begrüßungsformel unverzichtbar.
Gib Kunden ein positives Einkaufserlebnis durch Höflichkeit
Bleibe höflich und achte auf die Abstandsregelungen, wenn der Kunde sich einfach nur umschauen möchte. Stell ihm viele offene Fragen, um herauszufinden, was er sucht. Höre aufmerksam zu, was er sagt und unterbreche ihn nicht. Probleme oder Fragen, die er hat, solltest du ernst nehmen. Versuche dem Kunden ein positives Einkaufserlebnis zu geben und sei bereit, ihm weitere Informationen und Hilfe anzubieten, damit er eine fundierte Entscheidung treffen kann.
Geschäftliche Kommunikation: Telefon als bevorzugtes Kommunikationsmittel
Ist das persönliche Gespräch über Telefon immer noch das bevorzugte Kommunikationsmittel? Auf jeden Fall! Gerade im geschäftlichen Bereich lässt es sich einfach und schnell Kontakt mit Partnern aufnehmen und die Kommunikation wird so wesentlich effizienter. Themen können auf kurzem Wege abgestimmt, Fragen geklärt, Angebote verhandelt und auch Details zu Projekten recherchiert werden. Auch für ein erfolgreiches Netzwerken ist das persönliche Gespräch über Telefon unerlässlich. Es stärkt die Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich auch ohne persönliches Treffen über telefonischen Kontakt ein Bild von der Person machen kann. So können Vertrauen und Verlässlichkeit ausgestrahlt werden.
Anrufen während Bürozeiten: Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Du fragst Dich, wann Du am besten anrufst? Grundsätzlich solltest Du beim Telefonieren geschäftlich immer während der üblichen Bürozeiten anrufen, also zwischen 8 und 18 Uhr. Allerdings gibt es natürlich auch Berufsgruppen, die eine andere Zeiteinteilung haben, wie z.B. Bäcker oder Blumengroßhändler. Hier ist es wichtig, dass Du zuerst herausfindest, wann die Arbeitszeiten der Person sind, die Du anrufst. So vermeidest Du, dass Dein Anruf unpassend ist und Du niemanden störst. Es ist auch möglich, dass ein Unternehmen schon früher oder später anfängt, als in der Regel üblich. Deshalb solltest Du Dich immer vorher informieren, wenn Du nicht sicher bist.
Erfolg am Telefon dank positiver Stimme
Sprich langsam, deutlich und mit einer positiven Stimme, wenn du am Telefon bist. Versuche deinen Namen deutlich auszusprechen, damit der Anrufer ihn sich gut merken kann. Achte auf eine freundliche und positive Stimme, wenn du mit dem Anrufer sprichst. Du kannst das erreichen, indem du deine Stimme leicht erhebst, wenn du ein Gespräch beendest. Es ist wichtig, dass du dir bewusst machst, dass du eine höfliche Art und Weise hast, um mit anderen zu sprechen. Probiere es mal aus, indem du deine Stimme auf eine angenehme Weise und mit einem Lächeln im Gesicht hebst. Eine positive Stimme macht einen großen Unterschied und kann helfen, ein Gespräch erfolgreicher zu gestalten.
Chefsekretärin, Chefassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung?
Für eine Sekretärin, die Führungsaufgaben übernimmt, gibt es verschiedene Bezeichnungen. Sie kann als „Chefsekretärin“ oder als „Assistenz der Geschäftsführung“ bezeichnet werden. Ein weiterer Titel, den man in diesem Zusammenhang hören kann, ist „Chefassistenz“. Diese Stelle ist in vielen Unternehmen eine wichtige Position, da sie direkt an der Seite der Geschäftsführung tätig ist. Sie übernimmt viele Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Führung des Unternehmens stehen und ist so ein wichtiger Bestandteil des Teams. Es erfordert ein hohes Maß an Verantwortung und Engagement, aber die meisten Sekretärinnen, die sich für diese Art der Aufgabe entscheiden, sind gerne bereit, ihr Bestes zu geben.
Kosten eines Anrufs auf eine deutsche Mobilfunknummer erklärt
Nein, wenn Du in Deutschland anrufst, musst Du kein Geld bezahlen. Der Anrufer bekommt die Kosten für einen Anruf auf eine deutsche Mobilfunknummer von seinem Anbieter in Rechnung gestellt. Dies hängt davon ab, welcher Tarif gewählt wurde und welche Entgelte für eingehende Anrufe vorgesehen sind. In manchen Fällen ist ein eingehender Anruf auf eine deutsche Mobilfunknummer kostenlos, in anderen Fällen können jedoch Gebühren anfallen. Im Zweifel ist es am besten, sich vorher bei Deinem Anbieter zu erkundigen, damit Du über die Kosten informiert bist.
Telefon-Umleitung einfach aktivieren – So geht’s!
Du möchtest dein Telefon umleiten? Dann ist das ganz einfach: Nimm dein Handy zur Hand und drücke die grüne Taste. Gib dann auf der Tastatur den Code *21* ein und anschließend die Nummer, an die du dein Telefon weiterleiten möchtest. Bestätige die Eingabe schließlich mit einem # und du erhältst daraufhin eine Ansage, die dir bestätigt, dass die Umleitung aktiviert wurde. Solltest du weitere Fragen haben, wende dich einfach an die Kundenbetreuung – wir helfen dir gerne weiter.
Erreichen Sie schneller die Person, die Sie sprechen wollen – mit diesen Tipps!
Es ist immer eine gute Idee, positive Formulierungen zu verwenden, wenn man jemanden an jemand anderen weiterverbindet. Dadurch erhöhen Sie Ihre Chancen, dass die Person, mit der Sie sprechen möchten, auch wirklich erreicht wird.
Hey, Herr/Frau Anrufer/in! Wir wissen, es ist manchmal gar nicht so einfach, jemanden zu erreichen. Deshalb wollen wir Ihnen hier ein paar Tipps geben, damit Sie bei Ihrem Anruf schneller und einfacher durchgestellt werden.
Wenn Sie jemanden anrufen, um durchgestellt zu werden, dann ist es immer eine gute Idee, positive Formulierungen zu verwenden. Dabei sollten Sie versuchen, Ihre Worte so freundlich wie möglich zu wählen, damit der/die Anrufer/in sich für Sie interessiert und Sie gerne weiterverbindet. Sagen Sie beispielsweise „Gern verbinde ich Sie dazu mit Herrn/Frau Mustermann“ oder „Ich gebe Sie gern an Herrn/Frau Mustermann weiter“, anstatt nur „Können Sie mich verbinden?“ oder „Können Sie mich an Herrn/Frau Mustermann weiterleiten?“.
Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie dem/der Anrufer/in kurz erklären, wer Sie sind und weshalb Sie Herrn/Frau Mustermann sprechen möchten. Dies hilft dabei, Interesse zu wecken und Sie schneller durchgestellt zu bekommen.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps weiterhelfen und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Anruf!
Anonym anrufen? Kein Problem! Hier kannst du Hilfe bekommen.
Du hast ein Problem? Du möchtest anonym anrufen? Das ist kein Problem! Es ist zwar verständlich, dass du anonym anrufst, aber wir empfehlen dir, deinen vollen Namen zu nennen, damit wir wissen, wer du bist. So können wir dir besser helfen, da wir sofort erkennen, ob wir den richtigen Ansprechpartner am Telefon haben. Falls du deinen Namen nicht nennen möchtest, ist das natürlich auch kein Problem. Wir können dir auf jeden Fall helfen.
Erfolgreich am Telefon überzeugen: Geduld & Interesse zeigen!
Du bist gerade dabei, am Telefon zu überzeugen? Dann ist es wichtig, dass du dein Gegenüber ernst nimmst und Interesse zeigst. Stelle viele Fragen, die dein Gegenüber zum Reden bringen. Denn die Antworten deines Gesprächspartners sind für dich wertvoll, da sie dir wertvolle Informationen liefern, die dir bei der Beratung helfen. Um ein erfolgreiches Gespräch zu führen, solltest du deinem Gegenüber Zeit geben, zu sprechen und zu erklären. Denn nur so kannst du auch seine Emotionen und Bedürfnisse wahrnehmen und dich auf die Situation einstellen. Sei also immer wieder geduldig und bemühe dich, deinem Gesprächspartner zuzuhören. Nur so kannst du ihn überzeugen.
Hilfreiche Tipps zum Erreichen von Hermann Schulz am Apparat Schmidt
Wenn du an Hermann Schulz‘ Telefon gehst, dann sag das bitte auch. Dann kannst du z.B. sagen: „Hier ist Hermann Schulz, Apparat Schmidt“. Es ist wichtig, dass du Anrufer nicht erneut weiterleitest, wenn sie schon zu dir durchgestellt worden sind. Es kann verwirrend und frustrierend für den Anrufer sein, wenn er das Gefühl hat, niemanden zu erreichen. Sei also immer freundlich und hilfsbereit, wenn du an jemand anderen Telefon gehst.
Firma ABC ruft an: Wie kann ich Ihnen helfen?
Hallo! Ich grüße Sie herzlich. Mein Name ist XY und ich rufe im Namen der Firma ABC an. Ich bin mir sicher, dass Sie sich über ein Telefonat von mir freuen. Machen Sie sich keine Sorgen, ich werde Sie nicht zu lange aufhalten. Ich versuche es so kurz und knapp wie möglich zu halten. Wie kann ich Ihnen helfen?
Erfahre den Namen des Patienten: Tipps zum Anrufen in der Praxis
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Rufe in der Praxis an und lass das Telefon zwei- bis dreimal klingeln. Versuche es nicht zu lange klingeln zu lassen, aber auch nicht zu kurz. Wenn du dann dran bist, melde dich langsam und deutlich mit dem Namen der Praxis und deinem eigenen. Falls du den Namen des Patienten nicht verstanden hast, dann bitte den Anrufer, ihn nochmal zu wiederholen. Damit du den Namen des Patienten besser verstehen kannst, kannst du auch nachfragen, ob du den Nachnamen vielleicht buchstabieren kannst. Mit diesen Tipps wirst du schnell den richtigen Namen erfahren.
Geschäftsanrufe: Wann ist der beste Zeitpunkt?
Du solltest Privatanschlüsse, falls Du den Tagesablauf des anderen nicht kennst, nicht vor 10 Uhr morgens, nicht zwischen 12 Uhr und 14 Uhr, nicht zwischen 16 Uhr und 18 Uhr und auch nicht nach 21 Uhr anrufen. Es kann sonst zu unangenehmen Situationen für beide Seiten kommen. Wenn Du jemanden anrufen möchtest, der beispielsweise einen Vollzeitjob hat, dann ist es vorteilhaft anzurufen, wenn die Person Pause hat, also beispielsweise Mittags oder am späten Nachmittag.
Sekretärinnen und Assistentinnen: Unverzichtbare Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg
In den letzten Jahren hat sich das Berufsbild einer Sekretärin aufgrund von Globalisierung und Digitalisierung deutlich verändert. Heute werden Sekretärinnen und Assistentinnen oft als Executive Assistant oder Office Managerin bezeichnet. Sie sind in vielen Unternehmen unverzichtbar und leisten einen wertvollen Beitrag zur Organisation und zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Sie kümmern sich um Planung und Koordinierung von Terminen, sind für die Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten zuständig und stehen bei Problemen beratend zur Seite. Darüber hinaus übernehmen sie Verwaltungsaufgaben, organisieren Reisen und verwalten die Bürokasse. Kurzum: Sie sind eine wichtige Stütze für die Geschäftsführung und leisten einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg.
Terminvereinbarung: Wir beantworten alle Ihre Fragen
Kein Problem, ich warte gerne auf Sie! Ich verstehe, dass Sie einen Termin haben und ich rufe Sie morgen zurück. Wenn es Ihnen passt, können wir uns dann in Ruhe unterhalten und dabei alle Ihre Fragen beantworten. Ich melde mich dann bei Ihnen und wir finden einen passenden Termin.
Tschüss! Wie du am Telefon richtig verabschiedest
Tschüss! Wenn du deinen Gesprächspartner am Telefon verabschiedest, ist das der klassische Weg, um das Gespräch zu beenden. Egal ob beim Telefonieren oder bei Videotelefonie – das Wort „Auf Wiederhören!“ ist immer eine gute Wahl. Eine andere Möglichkeit ist „Tschüss!“, was ebenfalls als Verabschiedung benutzt wird. Also, tschüss und auf Wiederhören!
Fazit
Hallo! Meistens beginne ich damit, dass ich mich vorstelle und den Namen des Unternehmens nenne, für das ich arbeite. Beispielsweise: „Guten Tag, ich bin Maria Müller von der Firma XYZ.“ Danach sage ich dem Anrufer, weshalb ich anrufe. Beispielsweise: „Ich rufe an, um mehr über XYZ zu erfahren.“ Wenn der Anrufer mehr Informationen benötigt, kann ich ihm weiterhelfen. Wenn nicht, frage ich, ob ich ihm noch etwas anderes erklären kann. Wenn nicht, verabschiede ich mich höflich.
Du siehst, dass es wichtig ist, sich am Telefon geschäftlich korrekt und professionell vorzustellen. Wenn du die richtige Etikette befolgst, kannst du einen positiven Eindruck bei deinem Gesprächspartner hinterlassen und eine professionelle Atmosphäre schaffen. Am Ende des Tages kommt es darauf an, dass du versuchst, professionell zu kommunizieren und einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Probier es einfach aus und du wirst sehen, dass es funktioniert!
