Hallo zusammen! Heute sprechen wir über das Thema „Wie melde ich mich richtig am Telefon in der Firma?“. Wenn du weißt, wie man sich höflich und professionell am Telefon meldet, wird das für deine Karriere ein echter Gewinn sein. Deshalb lass uns gemeinsam herausfinden, wie du dich am besten am Telefon vorstellst.
Hallo! Wenn du dich am Telefon in einer Firma melden möchtest, ist es wichtig, dass du freundlich und professionell bist. Begrüße den Anrufer mit einem höflichen „Guten Tag“ oder „Hallo“. Nenne deinen Namen und sage, woher du anrufst. Auch wenn du weißt, wer gerade am anderen Ende ist, stelle dich trotzdem vor. Wenn du die Person, mit der du sprechen möchtest, nicht kennst, frage nach ihrem Namen. Wenn du die Person, mit der du sprechen möchtest, kennst, stelle sicher, dass du dich nicht nur an die Position, sondern auch an den Namen des Anrufers erinnerst. Du kannst dann sagen: „Hallo Herr/Frau [Name], hier ist [Name]. Wie kann ich Ihnen heute helfen?“ So machst du einen sehr guten Eindruck.
Begrüßung am Telefon: Formell vs Informell
Du kannst ein Telefongespräch auf zwei Arten beginnen: Formell oder informell. Wenn du dich für eine formelle Begrüßung entscheidest, ist es wichtig, dass du deinen vollständigen Namen nennst. Sage zum Beispiel: “Guten Tag, hier ist Max Mustermann.” Wenn du mit einer informellen Begrüßung startest, reicht es, deinen Vornamen zu nennen. Zum Beispiel: “Hallo hier ist Max.” Dabei ist es wichtig, dass du den Namen deines Gesprächspartners kennst und ihn nach der Begrüßung ansprichst. So zeigst du Respekt und kannst auch gleich klären, ob du mit der richtigen Person verbunden bist.
Richtig melden am Telefon: Ein professionelles „Hallo
Wenn du am Telefon gerufen wirst, ist es wichtig, dass du dich richtig und angemessen meldest. Bevor du das Gespräch beginnst, solltest du dich selbst vorstellen und einen freundlichen Gruß an den Anrufer übermitteln. Dabei ist es üblich, dass du zuerst deinen Vornamen und den Nachnamen nennst. Im privaten Bereich kannst du diesen Gruß auch mit einem „Hallo“ oder „Guten Tag“ ergänzen. Wenn du professionell auftreten willst, empfiehlt es sich, ein kurzes „Guten Tag, mein Name ist [Name]“ oder „Guten Tag, hier spricht [Name]“ zu sagen. So gibst du dem Anrufer einen Eindruck über deine Professionalität und zeigst, dass du dich auf das Gespräch vorbereitet hast.
So rufst du richtig an – Nenne langsam und deutlich Namen & Nr.
Hallo! Bitte nenne langsam und deutlich Deinen Namen, gegebenenfalls mit der Firma und der Abteilung, für die Du arbeitest. Wenn Du anrufst, vergiss nicht, langsam und deutlich Deine Telefonnummer zu nennen – damit die Person, die Du anrufst, sie notieren kann. Wenn Du aus dem Ausland anrufst, nenne auch die Ländervorwahl für Dein Land. Sag dann, worum es geht, was Du bitten möchtest oder was Du machen wirst. So kann die Person, die Du anrufst, sich am besten darauf vorbereiten.
Guten Tag! So begrüßt du professionell am Telefon
Hallo! Wenn du im deutschsprachigen Raum professionell am Telefon begrüßt werden möchtest, ist es am besten, wenn du mit „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ anfängst. Es funktioniert aber auch, wenn du den eigenen Namen wie folgt vorstellst: „Mustermann, Max Mustermann“ – so wie es 007 mit „Bond – James Bond“ getan hat. Ein weiterer Tipp ist, deine Stimme ruhig und freundlich klingen zu lassen. So wirkst du professionell und sympathisch auf dein Gegenüber.
Kunden mit Namen ansprechen: Vertrauen, Kundenbindung, Respekt
Du solltest deine Kunden mit ihrem Namen ansprechen. Mit dieser Geste zeigst du ihnen, dass du sie als Person schätzt und wahrnimmst, vor allem wenn du den Namen korrekt aussprichst und schreibst. Dies schafft Vertrauen und erhöht die Kundenbindung. Außerdem wirkt es persönlicher und direkter. Versuche, den Namen deines Kunden zu erfahren und respektiere ihn, indem du ihn richtig buchstabiert und aussprichst. Ein kleiner Fehler wird von den meisten Menschen verzeihen, aber wenn du den Namen immer wieder falsch buchstabierst oder aussprichst, wirkt das unhöflich.
Finde deinen Traumjob: Wie du dein perfektes Arbeitsumfeld findest
Manchmal ist es schwer, den Job zu finden, der einem wirklich Spaß macht. Wenn Geld keine Rolle spielen würde, hätten wir alle die Möglichkeit, unsere Traumarbeit auszuüben. Doch leider ist das nicht immer der Fall. Deshalb ist es wichtig, sich über die verschiedenen Möglichkeiten Gedanken zu machen. Denke darüber nach, ob dir Arbeit mit Menschen Freude bereitet oder ob du lieber etwas Kreatives tun möchtest. Hast du deinen Studiengang selbst gewählt oder hast du dich von den Meinungen deiner Eltern beeinflussen lassen? Es ist wichtig, sich über seine eigenen Wünsche und Bedürfnisse klar zu werden. Zudem kann es hilfreich sein, sich Rat bei Menschen zu holen, die Erfahrung in deinem gewünschten Berufsgebiet haben. Auf diese Weise kann man sich einen Einblick in die verschiedenen Bereiche verschaffen und die eigene Situation besser einschätzen.
Guten Eindruck am Telefon machen: Begrüßungsformel
Wenn du jemanden am Telefon begrüßen möchtest, dann solltest du auf die richtige Formel achten. Denn es ist wichtig, dass du einen guten Eindruck hinterlässt. Am besten meldest du dich mit deinem Vor- und Nachnamen, anstatt dich in der dritten Person als „Herr oder Frau Mustermann“ zu melden. Eine gängige Begrüßungsformel ist dein Name, gefolgt von deiner Firma und einem „Guten Tag“. Auf diese Weise stellst du dich professionell vor und der Angerufene wird wissen, wer am Telefon ist und mit wem er spricht.
Executive Assistant: Allrounder für Management-Unterstützung
Heute tragen Sekretärinnen umgangssprachlich oft den Namen Executive Assistant, Office Managerin oder auch Assistentin. Ihre Aufgaben sind dabei vielfältig und oft anspruchsvoll. Sie sind in vielen Unternehmen ein wahrer Allrounder und unterstützen die Geschäftsführung mit ihrer Fachkompetenz und Erfahrung. Sie übernehmen viele administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Terminplanung, die Koordination von Meetings oder die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Darüber hinaus sind sie auch die erste Anlaufstelle für Besucher und Geschäftspartner. Oft sind sie auch in der Kommunikation sowie der Verwaltung von Daten und Dokumenten involviert. Egal ob es um das Erstellen von Präsentationen oder das Verfassen von Geschäftsbriefen geht – Sekretärinnen sind eine wertvolle Unterstützung für das Management.
Weiterleitungen am Telefon: So machst du es richtig!
Wenn du an das Telefon eines Kollegen weitergeleitet wirst, dann lass es den Anrufer wissen! Sag zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz, Apparat Schmidt“. Es ist wichtig, dass du einen Anrufer nicht erneut weiterleitest, wenn er bereits zu dir durchgestellt wurde. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass der Anrufer sein Anliegen schnell und effizient bearbeitet bekommt. Vermeide es, den Anrufer mehrmals an verschiedene Personen weiterzuleiten, denn das ist nicht nur zeitraubend, sondern auch ärgerlich für den Anrufer.
Richtig Anrufen in der Arztpraxis: Tipps zur Kontaktaufnahme
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Rufe nie zu oft an! Warte zwei bis drei Mal, bis das Telefon klingelt und melde Dich dann in einem ruhigen und deutlichen Tonfall mit dem Namen Deiner Praxis und Deinem eigenen Namen. Wenn Du den Namen des Patienten nicht verstanden hast, frage ihn/sie nach dem Namen und wiederhole ihn dann. So stellst Du sicher, dass Du die richtige Person erreichst und es zu keiner Verwechslung kommt. Es ist auch sinnvoll, sich vorab mit dem Patienten über sein Anliegen zu unterhalten und sich Notizen zu machen. So hast Du alle wichtigen Informationen parat, während Du mit dem Patienten sprichst.
Persönlich ansprechen: Mit „Guten Tag“ zum Erfolg beim Anruf
Hallo! Bei diesem Telefonat möchte ich mich zuerst einmal vorstellen. Mein Name ist [Name] und ich bin [Beruf]. Ich rufe im Auftrag von [Firma] an. Es ist wichtig, dass Sie sich beim Anruf persönlich ansprechen lassen, damit die Person am anderen Ende der Leitung weiß, mit wem sie es zu tun hat. Mit einer freundlichen Begrüßung wie „Guten Tag“ können Sie Ihr Anliegen wesentlich besser vorbringen und Ihr Gegenüber wird Ihnen mehr Aufmerksamkeit schenken.
Rufe Unbekannte nicht vor 10 Uhr, mittags oder abends an
Wenn Du jemanden anrufst, den Du nicht genau kennst, solltest Du Dir vorher Gedanken machen, wann ein geeigneter Zeitpunkt wäre. Daher empfehlen wir Dir, Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens, nicht zwischen 12 Uhr und 14 Uhr, nicht zwischen 16 Uhr und 18 Uhr und auch nicht nach 21 Uhr anzurufen. Während der Mittagszeit und am Abend sind die meisten Menschen beschäftigt und würden deshalb nicht so gerne gestört werden. Wenn Du jemanden anrufst, den Du nicht kennst, solltest Du darauf achten, dass es für Dich und den Angerufenen eine angenehme Zeit ist.
Netzprobleme? Prüfe Provider bei Allestörungen oder nimm Kundendienst in Anspruch
Du hast ein Problem mit deinem Netz? Das kann viele Gründe haben. Manchmal liegt es nur an einer Störung beim Netzanbieter. Wenn du herausfinden möchtest, ob es an einem Provider liegt, kannst du Seiten wie Allestörungen nutzen, die schnell anzeigen, ob ein bestimmter Provider Probleme hat. In den meisten Fällen kann dir aber leider nur abgeraten werden abzuwarten, denn es bedeutet in den meisten Fällen, dass du gerade kein oder nur ein sehr schwaches Netz hast. Solltest du das Problem nicht beheben können, kann es hilfreich sein, die Hilfe des Kundendienstes in Anspruch zu nehmen.
So beendest du ein Telefonat, wenn dein Akku schwächelt
Du hast gerade ein wichtiges Telefonat geführt und merkst, dass dein Akku langsam schwächer wird. Eine schwierige Situation, denn du willst dein Gegenüber ja nicht einfach so stehen lassen. Deswegen ist es wichtig, dass du in einer höflichen Art und Weise das Gespräch beendest. Sage deinem Gegenüber, dass dein Akku nur noch wenig Saft hat und du deswegen leider auflegen musst. Dabei ist es auch hilfreich, wenn du erklärst, warum du es nicht laden kannst. Wenn du wirklich nicht anders kannst, kannst du auch sagen, dass dein Handy gleich ausgeht und dann sofort auflegen. So kannst du sicher sein, dass du den anderen nicht einfach so stehen lässt.
Guten Morgen sagen: Deinen Namen nennen und Pause machen
Wenn du deinen Namen am Ende der Grußformel nennst und eine kurze Pause machst, wirst du von deinen Ansprechpartnern oft erneut begrüßt. Ein Beispiel dafür wäre: „Guten Morgen Frau/Herr, Firma XYZ, mein Name ist Karl Meier“. Dann könnte der Ansprechpartner antworten: „Hallo Herr Meier“. Es ist wichtig, dass du den Namen nicht nur nennst, sondern auch eine kurze Pause machst, damit der andere deinen Namen versteht und dich erneut begrüßen kann. So können schon von Beginn an eine freundliche Atmosphäre und ein gutes Verhältnis zwischen dir und deinem Gegenüber entstehen.
Auf Wiederhören beim Telefonieren: Tipps und Tricks
Tschüss! Das ist die klassische Verabschiedung am Telefon. Wenn du deinen Gesprächspartner nicht sehen kannst, ist (Auf) Wiederhören! die richtige Antwort. Aber bei Videotelefonie solltest du Auf Wiedersehen sagen. Ein einfaches Tschüss! oder ein freundliches Auf Wiederhören! ist eine nette Möglichkeit, das Gespräch abzuschließen. Das Wiederhören kannst du auch dann benutzen, wenn du dich in einer Gruppe verabschieden möchtest. Also, tschüss und auf Wiederhören!
Telefon-Aussage vor Gericht: Einwilligung des Gesprächsteilnehmers nötig
Du hast vielleicht schon mal davon gehört, dass man als Zeuge in einem Gerichtsprozess auch am Telefon aussagen kann? Klingt ziemlich ungewöhnlich, aber so ist es. Doch wenn ein Gericht eine solche Aussage verwertet, wird damit das verfassungsrechtlich gewährleistete Recht des Gesprächsteilnehmers am gesprochenen Wort verletzt, wenn dieser nicht ausdrücklich zugestimmt hat, dass das Gespräch mithört wird. Daher muss immer auf die Einwilligung des Gesprächsteilnehmers geachtet werden. Ohne Einwilligung ist die Aussage vor Gericht nicht zulässig.
Erreichbarkeitsregelungen: Arbeitgeber kann gewisse Erwartungen haben
Du schuldest deinem Chef keine Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit. Normalerweise bist du auch nicht verpflichtet, Anrufe nach Feierabend oder während deines Urlaubs entgegenzunehmen. Darauf macht Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin, aufmerksam. Berufstätige sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass der Arbeitgeber bei einigen Jobs ein gewisses Maß an Erreichbarkeit erwarten kann. Dies muss jedoch im jeweiligen Arbeitsvertrag geregelt sein. Wenn du unsicher bist, ob du Anrufe nach Feierabend und im Urlaub annehmen solltest, dann sprich am besten mit deinem Arbeitgeber und kläre die Regelungen, um Missverständnissen vorzubeugen.
Jüngere Menschen bevorzugen Messaging-Dienste und Social Media
Du hast keine Lust mehr, ständig angerufen zu werden? Dann bist du nicht allein. Laut einer Studie ist die Verlagerung der emotionalen Kommunikation von Telefonaten hin zu Messaging-Apps und Social Media bei jüngeren Menschen deutlich zu beobachten. Der Social-Media-Experte Philippe Wampfler bestätigt das: «Anrufe werden von jüngeren Menschen als unhöflich und übergriffig wahrgenommen», erklärt er. Das liegt daran, dass der Angerufene nicht selbst entscheiden kann, wann er antworten will. Messaging-Dienste und Social Media bieten hingegen mehr Flexibilität und können bequem von unterwegs genutzt werden. Zudem können Texte, Bilder und Videos verschickt werden, die eine emotionale Kommunikation ermöglichen.
Es ist also kein Wunder, dass immer mehr Menschen, vor allem jüngere, die Kommunikation via Messaging-Dienste und Social Media bevorzugen. Diese Art der Kommunikation hat zwar auch ihre Nachteile, wie zum Beispiel eine schlechtere Verständigung, die durch fehlende Stimme entsteht. Dennoch ist die Verlagerung eindeutig zu beobachten. So fühlen sich viele Menschen sicherer, wenn sie über ein Smartphone kommunizieren, als wenn sie angerufen werden.
Fazit
Hallo! Beim Anrufen in einer Firma ist es wichtig, freundlich und professionell zu sein. Zuerst solltest du sagen, wer du bist und warum du anrufst. Zum Beispiel: „Guten Tag, hier ist [Name], ich rufe an, weil ich [Grund des Anrufs] wissen möchte.“ Danach kannst du fragen, ob du mit jemandem speziell sprechen kannst. Wenn du zugesagt bekommst, kannst du deine Frage stellen. Wenn du vertröstet wirst, solltest du die Person bitten, dir eine E-Mail zu schicken, in der die Antworten auf deine Fragen enthalten sind. Wenn du fertig bist, bedanke dich bei der Person für ihre Zeit und ihr Engagement.
Zusammenfassend kann man sagen, dass es wichtig ist, sich am Telefon in der Firma professionell zu melden, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Du solltest immer deinen vollständigen Namen, deinen Titel und den Grund für deinen Anruf angeben, um eine solide Kommunikation zu gewährleisten.
