Hallo zusammen,
wenn ihr euch mal in einer Firma am Telefon melden müsst, dann wisst ihr vielleicht nicht, wie ihr das am besten anstellt. Deshalb habe ich heute ein paar Tipps für euch, wie ihr euch richtig am Telefon in der Firma meldet.
Hallo! Wenn du einen Anruf in einer Firma tätigst, solltest du immer zunächst den Namen der Firma nennen. Dann sagst du, wer du bist und warum du anrufst. Sei höflich und freundlich und stelle dich vor, indem du deinen vollständigen Namen nennst. Wenn du eine spezifische Person anrufst, solltest du auch deren Namen nennen. Wenn du dann die Person am anderen Ende des Telefons angesprochen hast, warte auf eine Antwort. Wenn du eine Abteilung anrufst, in der du keine spezifische Person kennst, dann vergewissere dich, dass du die richtige Abteilung hast. Wenn du dann mit der richtigen Abteilung verbunden bist, warte auf eine Antwort und erkläre dann, warum du anrufst.
Grußformeln für Telefongespräche: Formell oder informell?
Kurz und knapp: Du kannst ein formelles Telefongespräch mit einem Gruß wie „Guten Morgen/Guten Tag/Guten Abend, hier ist/hier spricht [Vor- und Nachname]“ beginnen. Bei informellen Gesprächen empfiehlt es sich, den Gesprächspartner mit „Hallo hier ist [Vorname]“ zu begrüßen. Denk aber daran, dass Du Dich immer auf den anderen einstellen solltest. Wenn Du unsicher bist, ob es sich um ein formelles oder informelles Gespräch handelt, kannst Du immer auf Nummer sicher gehen und Deinen Gesprächspartner mit einem neutralen Gruß begrüßen. So kannst Du Dich immer auf die Situation Deines Gesprächspartners einstellen.
Richtig melden am Telefon – Tipps für Privat & Geschäft
Du willst am Telefon richtig und angemessen melden? Dann kommt es auf einiges an. Heutzutage ist es beispielsweise immer noch üblich, dass sich der Angerufene zuerst meldet und sich vorstellt. Wenn du privat telefonierst, reicht es aus, deinen Vornamen und Familiennamen zu nennen, gefolgt von einem freundlichen Tagesgruß. Für ein Geschäftstelefonat empfiehlt es sich, den Namen des Unternehmens oder des Betriebs mitzuteilen, bevor du deinen eigenen Namen nennst. Vielleicht möchtest du darüber hinaus auch noch ein paar freundliche Worte an den Anrufer richten. So wird der Einstieg ins Telefonat gleich viel angenehmer.
Hilfreiche Tipps, wenn Du mal an das Telefon eines Kollegen gehst
Falls Du mal an das Telefon eines Kollegen gehst, solltest Du das auch deutlich machen. Sprich zum Beispiel: „Hier ist Hermann Schulz, an Apparat Schmidt“. Es ist nicht ratsam, einen Anrufer, der bereits an Dich weitergeleitet wurde, erneut weiterzuleiten. Versuche, das Anliegen des Anrufers im besten Fall selbst zu bearbeiten. Wenn nicht, dann kannst Du den Anrufer an den richtigen Ansprechpartner verweisen und ihn dort hinverbinden. So kannst Du dem Anrufer ganz unkompliziert helfen.
Guten Tag, professionell begrüßt werden: Anleitung
Hallo Du,
wenn Du am Telefon professionell begrüßt werden möchtest, dann ist es für den deutschsprachigen Raum üblich, die Formel „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ zu verwenden. Es hat sich außerdem bewährt, den eigenen Namen wie folgt zu nennen: „Mustermann, Max Mustermann“. Diese Form der Namensnennung ist dem berühmten James Bond aus den 007-Filmen zu verdanken, der sich ja immer als „Bond, James Bond“ vorgestellt hat. Auch wenn Dir diese Begrüßungsformel vielleicht etwas altmodisch erscheint, so ist sie doch ein Ausdruck von Professionalität und Respekt.
Tipps für den professionellen Anruf: Ländervorwahl & deutliche Ansage
Du solltest langsam und deutlich deinen Namen nennen, gegebenenfalls mit deiner Firma und Abteilung. Zudem ist es sinnvoll, deine Telefonnummer langsam und deutlich durchzugeben, sodass sie notiert werden kann. Falls du jemanden im Ausland anrufst, solltest du auch die Ländervorwahl für dein Land angeben. Um ein schnelles Verständnis deiner Anfrage zu ermöglichen, solltest du auch darlegen, was du möchtest, um was du bittest oder was du tun wirst. Es ist ratsam, deine Anfrage direkt am Anfang klar und deutlich zu formulieren.
Gib Deinen vollen Namen an: So gewinnst Du Vertrauen beim anonymen Melden
Du hast das anonyme Melden am Telefon schon mal gehört? Das ist toll, denn es wird immer beliebter. Aber wir empfehlen Dir, Deinen vollen Namen anzugeben, also Vor- und Nachname. So kannst Du sicher sein, dass Dein Ansprechpartner sofort weiß, mit wem er spricht und auch, ob er der Richtige ist. So hast Du eine direkte Verbindung zu ihm und kannst sein Vertrauen gewinnen.
Kundenzentrierte Ansprache: Wie du deine Kundenbindung stärkst
Du solltest deinen Kunden mit seinem Namen ansprechen. Damit zeigst du ihm, dass du ihn als Person wahrnimmst und schätzt. Wenn du seinen Namen richtig aussprichst (und schreibst), ist das ein klares Signal an deinen Kunden, dass du wertschätzend auf ihn zugehst. Kundenzentrierte Ansprache ist ein wichtiger Bestandteil der Kundenbindung. Außerdem hilft es dabei, eine vertrauensvolle Beziehung zu deinen Kunden aufzubauen, die für dauerhaften Erfolg entscheidend ist.
Berufswahl: Entscheide, was dir wirklich Freude macht
Hast du schon einmal darüber nachgedacht, welchen Job du ausüben würdest, wenn Geld keine Rolle spielen würde? Würdest du lieber selbstständig sein oder in einem Unternehmen arbeiten? Wie wichtig ist dir dabei die Arbeit mit Menschen? Hast du deinen Berufsweg selbst bestimmt oder hast du dich dabei von deinen Eltern beeinflussen lassen? Oft ist es schwer eine Entscheidung zu treffen. Überlege dir, welche Arbeit dir wirklich Spaß macht und schaue, ob du einen Weg findest, diese auch auszuüben. Vielleicht ist es auch möglich, einen Kompromiss zu finden und eine Art Kombination aus deinen Interessen und dem was du dir leisten kannst zu schaffen. Wichtig ist, dass du dein Glück bei deiner Arbeit findest, damit es dir nicht nur als Pflicht erscheint, sondern du auch Freude an deinem Job hast.
Gespräche Beginnen: Eine nette Begrüßung & Smalltalk Tipps
Hallo! Wie schön, dass Sie mich anrufen. Mein Name ist [Name] und ich bin von [Firma]. Mit einem netten Gruß und dem Namen der Person am anderen Ende der Leitung erschaffen Sie eine persönliche Atmosphäre, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Anliegen vorzutragen und die volle Aufmerksamkeit des Zuhörers zu bekommen. Vielleicht können Sie das Gespräch auch mit einem kleinen Smalltalk beginnen, um eine angenehme Stimmung zu schaffen.
Chefsekretärin werden: Verantwortung übernehmen und wachsen
Als Sekretärin kannst Du mehr als nur Büroarbeit erledigen. Wenn Du Führungsaufgaben übernimmst, kannst Du auch als „Chefsekretärin“ oder als „Assistenz der Geschäftsführung“ bezeichnet werden. In manchen Firmen wird diese Position auch als „Chefassistenz“ bezeichnet. In diesem Fall hast Du mehr Verantwortung und kannst Dich in verschiedenen Bereichen einbringen. Du kannst beispielsweise das Tagesgeschäft unterstützen, Aufgaben delegieren, die Mitarbeiter motivieren und an Sitzungen teilnehmen. All diese Fähigkeiten werden Dir helfen, in Deiner Position zu wachsen.
Wie man sich am Telefon richtig verabschiedet – 50 Zeichen
Hallo! Wenn du am Telefon mit jemandem sprichst, wirst du wahrscheinlich irgendwann merken, dass es Zeit ist zu gehen. Dann ist es an der Zeit zu verabschieden. Die klassische Verabschiedung am Telefon ist „Auf Wiederhören!“ oder „Tschüss!“. Wenn du jemanden über Videotelefonie siehst, verabschiede dich mit „Auf Wiedersehen!“. Wenn du also das nächste Mal mit jemandem telefonierst, denk daran, dass es an der Zeit ist zu gehen und sag „Auf Wiederhören!“ oder „Tschüss!“. Auf Wiederhören!
So sagst du ehrlich auf, ohne komisch zu wirken
Du willst jetzt auflegen, ohne dass es komisch wirkt? Dann sag einfach, dass dein Akku bald leer ist und du ihn unbedingt schonen musst. Eine ehrliche Erklärung ist meistens die beste Lösung. Wenn du wirklich in Eile bist, kannst du natürlich auch sagen, dass dein Handy gleich ausgehen wird. Dann lass den anderen aber nicht lange mit der Antwort zappeln und leg sofort auf. Ein kurzes Verabschieden reicht dann völlig aus. So sparst du nicht nur deinen Akku, sondern auch dir selbst ein unangenehmes Gespräch.
Geduld und Höflichkeit am Telefon: Tipps für Praxisangestellte
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Rufe beim Anrufen nicht zu lange an, lass es zwei bis dreimal klingeln. Melde dich mit dem Namen deiner Praxis und deinem eigenen Namen. Wenn du den Namen des Anrufers nicht verstanden hast, frage freundlich nach: „Kannst du mir bitte nochmal deinen Namen sagen?“ Es ist wichtig, dass du höflich und geduldig bist und auch ein offenes Ohr für die Anliegen des Anrufers hast. So kannst du sicherstellen, dass der Patient den Eindruck hat, dass er ernst genommen wird.
Nennen Sie Ihren Namen: Ein positiver Eindruck bei Ihrem Gegenüber hinterlassen
Wenn Sie Ihren Namen am Ende der Grußformel nennen, werden Sie häufig von Ihren Ansprechpartnern erneut kurz begrüßt. Versuchen Sie es doch mal! Wenn du also „Guten Morgen, Frau/Herr XYZ, mein Name ist Karl Meier“ sagst, wirst du wahrscheinlich ein freundliches „Hallo Herr Meier“ zurückbekommen. So können Sie einen positiven Eindruck bei Ihrem Gegenüber hinterlassen und die Kommunikation wird wesentlich persönlicher. Also, nicht zögern und einfach mal seinen Namen nennen!
Wann sollte man Privat- und Geschäftsanrufe tätigen?“:
Du solltest Privatanschlüsse nicht vor 10 Uhr morgens anrufen, wenn Du den Tagesablauf des anderen nicht kennst. Auch nicht während der Mittagszeit, zwischen 14 und 16 Uhr oder nach 21 Uhr. Denn dann hast du die höchste Wahrscheinlichkeit, dass du denjenigen störst. Eine gute Zeit zum Anrufen ist zwischen 16 und 19 Uhr. Geschäftliche Anschlüsse kannst du dagegen immer anrufen. Da sie darauf vorbereitet sind, dass du sie zu jeder Zeit erreichen kannst.
Mittagspause zwischen 13 und 15 Uhr – Kraft tanken & Tag vervollständigen
Zwischen 13 und 15 Uhr solltest du besser keine Anrufe machen. Dieser Zeitraum ist typischerweise für das Mittagessen und das anschließende Nickerchen reserviert. Während manche Menschen ihre Mittagspause für ein ausgiebiges Mittagessen nutzen, entspannen sich andere gerne noch etwas, um den Tag zu vervollständigen. Egal wie du es nutzt, ein Nickerchen zwischen 13 und 15 Uhr ist eine wunderbare Möglichkeit, Kraft zu tanken und sich für den restlichen Tag aufzuladen.
Philipp Reis: Der Erfinder des Telefons und sein Technik-Wunder
Am 26. Oktober 1861 präsentierte der 27-jährige Physiklehrer Philipp Reis (1834-1874) im Physikalischen Verein zu Frankfurt am Main sein Technik-Wunder: den ersten funktionierenden Telefonapparat. Er hatte ihn „Telephon“ genannt und er konnte Sprache dank elektrischem Strom in die Ferne übertragen. Das war der Startschuss für eines der größten Erfindungen der Menschheit. Heute kannst Du mit Deinem Telefon jemanden auf der anderen Seite der Welt erreichen. Auch wenn die Technik und die Möglichkeiten im Laufe der Zeit weiterentwickelt wurden – ohne Philipp Reis hätten wir heute keine Handys.
Probleme mit Internetverbindung? So findest Du den Grund
Du hast Probleme mit deiner Internetverbindung? Das kann ganz verschiedene Gründe haben. Manchmal liegt es am Netzanbieter. Auf Seiten wie Allestörungen kannst du schnell herausfinden, ob dein Provider Probleme hat. Meistens kannst du in diesem Fall nur abwarten. Oft ist es aber auch so, dass du gerade kein Netz hast oder es nur schwach ist. In diesem Fall kann es helfen, dein Handy an einen anderen Ort zu bewegen und zu schauen, ob sich die Verbindung verbessert. Es kann auch hilfreich sein, einmal den Flugmodus zu aktivieren und wieder zu deaktivieren. Eventuell hast du auch eine schlechte Verbindung, weil du zu weit von der nächsten Mobilfunkstation entfernt bist. In diesem Fall kann es helfen, die Funkmasten in deiner Nähe zu suchen und einen Weg zu finden, an dem du schneller empfangen kannst.
Telefonieren mit Freundlichkeit und Positivität
Sprich langsam, deutlich und mit einer positiven Stimme mit. Wenn der Anrufer deinen Namen nicht gleich versteht oder sich merkt, solltest du darauf achten ihn zumindest zu verstehen. Versuche die Stimme freundlich und positiv zu halten. Wenn du am Ende des Telefonats leicht die Stimme hebst, wirkt das besonders positiv. Außerdem solltest du immer ein Lächeln in deiner Stimme haben, selbst wenn du am Telefon nicht zu sehen bist. Es hilft dem Anrufer, sich wohler zu fühlen und die Kommunikation wird einfacher.
Rolle der Sekretärin / Assistentin / Office Managerin
Heute ist die Rolle der Sekretärin weitaus umfangreicher als früher. Oftmals wird sie auch als Assistentin / Executive Assistant oder Office Managerin bezeichnet. Sie unterstützt ihren Chef in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie organisiert Termine, koordiniert Konferenzen und Besprechungen und bearbeitet Korrespondenz. Des Weiteren sind sie meistens zuständig für die Ablage, die Erstellung von Statistiken und Präsentationen, die Erstellung von Berichten sowie die Buchhaltung und das Personalmanagement.
Sekretärinnen / Assistentinnen / Office Managerinnen sind somit eine wichtige Stütze für ihren Chef und tragen maßgeblich zum Erfolg bei. Durch ihre professionelle und zuverlässige Arbeit leisten sie einen wertvollen Beitrag zum Erfolg und zur Zufriedenheit der Unternehmen.
Fazit
Hallo! Wenn du dich am Telefon in einer Firma melden möchtest, ist es am besten, den Namen der Firma und deinen Namen zu nennen. Beispielsweise könntest du sagen: „Guten Tag, hier ist [Name deiner Firma], [Name deiner Person] am Apparat“. Dann wird dir in der Regel gesagt, wie du weitermachen sollst. Viel Glück!
Du hast jetzt ein besseres Verständnis dafür, wie du dich am Telefon in einer Firma richtig meldest. Zusammengefasst solltest du immer deinen Namen und deine Abteilung nennen und eine kurze und präzise Begrüßung wählen. So zeigst du, dass du professionell und höflich bist.
