Hey, hast du schon mal versucht, dich am Telefon einer Firma vorzustellen? Es kann ein bisschen überwältigend sein, vor allem wenn du noch nie etwas ähnliches getan hast. Aber keine Sorge, ich bin hier, um dir zu helfen! In diesem Blog-Beitrag werde ich dir ein paar Tipps geben, wie du dich am Telefon einer Firma professionell vorstellen kannst.
Hallo, mein Name ist [Name], ich bin [Position] bei [Firma]. Wie kann ich Ihnen heute behilflich sein?
Richtig beim Telefonieren begrüßen – Guten Tag oder Hallo?
Du kannst ein Telefongespräch ganz einfach beginnen, indem du die Begrüßung wählst, die am besten zur Uhrzeit passt. Bist du unsicher, kannst du ruhig „Guten Tag“ sagen. Wenn du ein informelles Telefongespräch startest, kannst du deinen Gesprächspartner auch mit „Hallo“ begrüßen und deinen Vornamen nennen. Es ist auch in Ordnung, wenn du ein wenig Smalltalk betreibst und mit einer lockeren Bemerkung ins Gespräch startest, bevor du zur eigentlichen Sache kommst. So kannst du dich und deinen Gesprächspartner entspannen und das Gespräch wird viel angenehmer verlaufen.
Erfahren Sie, wie Sie mich zurückrufen können
Hallo, mein Name ist [Name], ich rufe Sie an, um [Grund des Anrufs]. Geben Sie mir bitte Ihren Namen, Firma und Abteilung an, sodass ich wissen kann, mit wem ich spreche. Außerdem brauche ich Ihre Telefonnummer, damit ich Sie zurückrufen kann, falls ich Ihren Anruf nicht erwische. Wenn Sie sich im Ausland befinden, nennen Sie mir bitte auch die Ländervorwahl, damit ich Sie zurückrufen kann. Danke.
Anonyme Anrufe: Warum du deinen Namen nennen solltest
Du überlegst, ob du am Telefon anonym anrufen sollst? Während das anonyme Melden am Telefon immer öfter zur Anwendung kommt, empfehlen wir, deinen Namen zu nennen. Dabei ist es am besten, wenn du Vor- und Nachnamen angeben kannst. So hast du den Vorteil, dass die Person am anderen Ende der Leitung deinen Namen kennt und weiß, dass sie den richtigen Ansprechpartner am Apparat hat. Außerdem wirkt es einerseits professioneller und andererseits weniger bedrohlich. Versuche, Vertrauen aufzubauen, indem du deine Identität preisgibst!
Telefonanruf: So melde dich richtig & angemessen
Wenn Du am Telefon angerufen wirst, ist es wichtig, dass Du dich richtig und angemessen meldest. Heutzutage ist es üblich, dass sich der Angerufene zuerst meldet und sich selbst vorstellt. Bei einem privaten Telefonat sagst Du dann Deinen Vor- und Nachnamen und schmückst das Ganze noch mit einem freundlichen Tagesgruß aus, z.B. „Guten Tag“ oder „Hallo“. Wenn Dir der Anrufer nicht bekannt ist, dann kannst Du den Namen auch erst einmal unverbindlich aussprechen, z.B. „Hallo, mein Name ist [Dein Name]“. So kannst Du erst einmal abwarten, wer sich auf der anderen Seite meldet.
Telefonat sicher und selbstsicher meistern: Tipps für klare Kommunikation
Tipp 2: Sei von Anfang an klar und deutlichVersuche, deine Anliegen direkt vorzutragen, damit dein Gegenüber schnell begreift, worum es geht. Gib deine Argumente ruhig und sachlich vor.
Du willst dein Telefonat sicher und selbstsicher meistern? Dann ist es wichtig, dass du gut vorbereitet ins Gespräch gehst. Denke daran, dir vorher ein paar Notizen zu machen, damit du im Gespräch auf alles vorbereitet bist. Überlege dir auch, welche Fragen dein Gesprächspartner dir stellen wird und wie du deine Antworten formulieren kannst. Sei dir bewusst, dass sich dein Gegenüber auch ein Bild von dir machen möchte. Deshalb ist es wichtig, dass du dein Anliegen überzeugend und klar vorträgst. Schließlich geht es auch darum, eine vertrauensvolle Basis für weitere Gespräche zu schaffen.
Wichtige Rolle eines Sekretärs/einer Sekretärin im modernen Unternehmen
Heute ist die Bezeichnung für eine Sekretärin vielseitig. Oftmals wird sie auch als Assistentin, Executive Assistant oder Office Managerin bezeichnet. Sie hat eine wichtige Funktion im modernen Büro, da sie unter anderem für das Termin- und Reise-Management sowie für die Kommunikation zwischen Abteilungen verantwortlich ist. Außerdem ist sie oft auch Ansprechpartnerin für Kunden und Geschäftspartner. Damit kann sie einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf eines Unternehmens leisten. Du als aufstrebender Sekretär bzw. Sekretärin kannst also eine wichtige Rolle in einem modernen Unternehmen übernehmen.
Personalisierte Kundenbetreuung: Wie du Namen korrekt aussprichst und schreibst
Du solltest deinen Kunden unbedingt mit seinem Namen ansprechen. Nichts zeigt mehr, dass du sie als Person wahrnimmst und schätzt als wenn du ihren Namen richtig aussprichst und schreibst. Wenn du den Namen nicht kennst, kannst du nachfragen und ihn so korrekt aussprechen und schreiben. Auf diese Weise erhöhst du nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch deine Glaubwürdigkeit und beweist deine Professionalität.
Auf Wiederhören! Standardformel beim Telefonat
Auf Wiederhören! Dieser Satz ist wohl einer der beliebtesten Verabschiedungen am Telefon. Wenn man seinen Gesprächspartner nicht sehen kann, ist Auf Wiederhören! die Standardformel. Mit diesem Satz sagst du deinem Gegenüber einen netten und entspannten Abschluss. Mögliche Antworten sind Auf Wiederhören! oder Tschüss!. Bei Videotelefonie wird dann meistens Auf Wiedersehen! gesagt. Es ist eine schöne Geste, sich beim Ende des Telefonats stilvoll zu verabschieden. Eine nette Geste, die man gerne erwidert.
Sekretärinnen & Assistenten: Gleicher Respekt & Verantwortung!
Du hast vielleicht schon mal davon gehört, dass Sekretärinnen und Assistenten ein wenig unterschiedlich wahrgenommen werden. Das liegt vor allem daran, dass es immer noch Klischees und Vorurteile über diese Berufsgruppen gibt. Fakt ist aber, dass beide Berufe sehr wichtig sind und ein hohes Maß an Verantwortung und Aufmerksamkeit erfordern. Beide Berufsgruppen sind dafür verantwortlich, eine Organisation oder ein Unternehmen zu unterstützen, indem sie administrative Aufgaben übernehmen.
Dennoch wird einer Sekretärin häufig weniger Respekt entgegengebracht als einer Assistentin. Viele Menschen denken, dass die Arbeit einer Sekretärin einfacher und weniger wichtig ist. Dies ist allerdings nicht der Fall, denn Sekretärinnen sind ebenso wie Assistentinnen für die Organisation und den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts verantwortlich.
Ciao“ sagen: Eine nette Art, Gespräche zu beenden
Du kannst auf Wiederhören sagen oder, wenn dir nach was Nostalgischem ist, dann ein kurzes „Ciao“. Dieses kannst du ganz leicht aussprechen, da es keinen abschließenden Konsonanten hat. Viele entscheiden sich dafür, es noch schneller zu sagen und es fast zu verschlucken, indem sie es zu einem „iao“ machen. Es ist immer eine nette Art, ein Gespräch zu beenden und man kann es auch mit einem Lächeln sagen.
Festnetztelefon & Videointerviews: Techniktest vor dem Interview
Für Telefoninterviews ist es ratsam, ein Festnetztelefon statt eines Handys zu verwenden. So können die Gesprächspartner eine klare Verbindung genießen und störende Nebengeräusche werden minimiert. Um dies zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Leitung vor dem Interview zu testen. Auch bei einem Videointerview müssen Bewerber auf die Technik achten: Stelle sicher, dass Kamera und Mikrofon einwandfrei funktionieren, damit du auch wirklich optimal rüberkommst.
Grüße Formulieren: Beste, Freundliche, Mit freundlichen, Herzliche
Hallo! Wie geht’s? Wir hoffen, es ist alles gut bei Dir. Wenn Du jemanden grüßen möchtest, dann haben wir hier ein paar Vorschläge für Dich, wie Du es am besten machen kannst. Wie wäre es zum Beispiel mit „Beste Grüße“? Das ist immer noch nett und formell, fühlt sich aber freundlicher an als „Viele Grüße“. Wenn Du noch etwas freundlicher und einen Schlag formeller sein möchtest, dann kannst Du auch „Mit freundlichen Grüßen“ wählen. Dies ist die gängigste Formel und hört sich sehr professionell an. Wenn Du es ein bisschen herzlicher möchtest, dann kannst Du auch „Herzliche Grüße“ wählen. Das ist eine schöne Verabschiedung, besonders nach einer Dankesmail. Wir wünschen Dir alles Gute!
Mithören am Telefon: Zustimmung des Gesprächsteilnehmers einholen
Du hast bei einem Telefonat keine Ahnung, dass das Gespräch mitgeschnitten wird. Aber das ist leider nicht so selten. Wenn ein Gericht dann diese Aufzeichnung verwertet, wird damit das verfassungsrechtlich gewährleistete Recht am gesprochenen Wort des Gesprächsteilnehmers verletzt, wenn dieser dem Mithören nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Es ist zwar zulässig, dass ein Gespräch von einer Person mithört und aufzeichnet, aber nur, wenn der andere Gesprächsteilnehmer damit einverstanden ist. Dies ist ein wichtiger Grundsatz, den man beachten sollte, wenn man ein Telefonat führt. Wenn Du also nicht möchtest, dass ein anderer Deine Telefonate mithört, dann ist es wichtig, dass Du eindeutig seine Zustimmung dazu einholst.
Professioneller Anruf in Arztpraxis: 3x klingeln & deutlich melden
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Rufen Sie in einer Arztpraxis an? Dann ist es wichtig, auf einen professionellen Anruf zu achten. Vermeide es, zu lange zu klingeln, damit du nicht als störend empfunden wirst. Lass das Telefon maximal dreimal klingeln und melde dich dann langsam und deutlich mit dem Namen der Praxis und deinem eigenen Namen. Verstehst du den Namen des Patienten nicht? Dann frage ihn nochmals höflich, ob er ihn wiederholen kann. So kannst du eine professionelle Atmosphäre schaffen und sicherstellen, dass der Anruf reibungslos verläuft.
Gründung einer eigenen Praxis: Tipps & Tricks
Du hast deine Approbation als Arzt oder Psychotherapeut in der Tasche? Glückwunsch! Damit kannst du grundsätzlich deine eigene Praxis eröffnen und dort Privatpatienten und Selbstzahler behandeln. Allerdings ist es nicht so einfach, eine eigenständige Praxis zu gründen. Es gibt viele Dinge zu beachten, zum Beispiel die Wahl eines geeigneten Standortes, die Ausstattung der Praxis, die Anmeldung bei den zuständigen Behörden und die Suche nach Mitarbeitern. Auch die Finanzierung der Praxis und die Werbung für diese sind wichtige Punkte, die du bei der Gründung deiner Praxis beachten musst. Wenn du diese Dinge in die Wege geleitet hast, kannst du deine Praxis eröffnen und mit deiner Arbeit starten.
Telefonieren: Emotionen überzeugend rüberbringen
Es ist wichtig, dass du deine Emotionen am Telefon überzeugend rüber bringst. Interesse an deinem Gesprächspartner zeigen und viele Fragen stellen hilft dir dabei. Lausche aufmerksam, was dein Gegenüber erzählt und lass ihn möglichst viel selbst sprechen. Diese Strategie zeigt, dass du dir Gedanken machst und du wirst schnell merken, dass du auf diese Weise eine viel stärkere Bindung zu deinem Gesprächspartner aufbaust. Durch eine positive Grundeinstellung wird es dir leichter fallen, deine Emotionen authentisch zu transportieren und deine Zielgruppe zu überzeugen.
Warum sagen Menschen in Filmen „Tschüss“ zum Telefonat?
Du kennst das vielleicht auch: In TV-Serien und Filmen beenden Menschen Telefonate ganz anders als im echten Leben. Aber warum ist das so? Jamin erklärt es in einem Video: Er sagt, dass Autoren Floskeln wie „Tschüss“ als so genanntes „Schuhleder“ bezeichnen. Dieses „Schuhleder“ soll eine Szene vielleicht etwas realistischer machen, so Jamin. Wenn die Figuren nämlich nicht mehr zu sagen haben oder nicht mehr wissen, wie sie das Gespräch beenden sollen, fügen die Autoren einfach ein paar Floskeln ein. Auf diese Weise wird das Telefonat beendet – ganz anders als im echten Leben.
Warte, bis der andere das Telefonat beendet: Zeichen der Ehrerbietung
Normalerweise denke ich, dass derjenige, der unter größerem Zeitdruck steht, das Telefonat beendet. Doch in einer Schule, an die ich mich erinnere, wurde es als besonders respektvoll angesehen, wenn man warten würde, bis der andere das Gespräch beendet. Sie betonten, dass es ein Zeichen von Ehrerbietung ist, wenn man dem anderen die Möglichkeit gibt, das Telefonat freiwillig zu beenden. Ich finde, das ist eine super Idee. Wenn Du also mal am Ende eines Telefonats bist, dann gib dem anderen die Gelegenheit, das Gespräch zu beenden. Es wird ihm gefallen und er wird sich wertgeschätzt fühlen.
Gute Begrüßung am Telefon: Name nennen & nett sein
Wenn Du jemanden am Telefon begrüßen möchtest, solltest Du immer Deinen Vor- und Nachnamen nennen. Statt „Hier ist Frau Mustermann…“ ist es besser, „Mein Name ist Frau Mustermann…“ zu sagen. Eine bewährte Begrüßungsformel ist: „Firma, Name, Guten Tag“. Damit zeigst Du dem Angerufenen, dass Du wertschätzend und höflich bist. Es kann auch etwas persönlicher sein, wie zum Beispiel: „Hallo, mein Name ist Frau Mustermann, ich rufe von der Firma XYZ an.“ Dadurch erhält der Angerufene schon einmal einen Eindruck, wer ihn anruft und warum. Mit einer netten Begrüßung hast Du schon einmal einen guten Einstieg in das Gespräch geschafft.
Guten Tag, Firmenname: Begrüße wie James Bond
Hallo zusammen! Wenn ihr im deutschsprachigen Raum professionell am Telefon begrüßt werden wollt, solltet ihr euch an die Formel „Guten Tag, Firmenname, mein Name ist Max Mustermann“ halten. Eine weitere, sicherlich bekannte Variante ist es, den eigenen Namen wie folgt zu nennen: „Mustermann, Max Mustermann“. Diese Art der Begrüßung wurde auch schon von Agent 007, alias James Bond, verwendet. Es ist also eine sehr professionelle und bewährte Variante!
Zusammenfassung
Hallo, hier ist [Name]. Ich bin [Position/Beruf] bei [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen helfen?
Es ist wichtig, sich bei einem Anruf bei einer Firma professionell und höflich vorzustellen. Dadurch stellst du sicher, dass du den bestmöglichen Eindruck hinterlassen und dein Anliegen erfolgreich vortragen kannst. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass du bei deinem Anruf den maximalen Erfolg erzielst.
